اختلاف نظر را به ابزاری مفید برای ارتباطات کاری تبدیل کنید

زوميت/ اختلاف نظر، يکي از رايج‌ترين پديده‌هاي محيط کار، اگرچه در ظاهر يک ايراد است، اما مي‌توان از آن به عنوان ابزار مفيد ارتباطي استفاده کرد. اغلب افراد تلاش مي‌کنند تا در محيط کار از اختلاف نظر و بحث خودداري کنند. آنها عموما به دنبال اين هستند که نظرات مخالف را نفع خود تغيير داده يا در بدترين حالت از ابراز نظر خودداري کنند. از لحاظ ظاهري هم اختلاف نظر و بحث‌هاي جدي، به صورت مشکلاتي عميق به نظر مي‌رسند. جلسه‌اي متشکل از مديران و کارمندان را تصور کنيد که اختلاف در آن در جريان بوده و افراد با صداي بلند و لحني جدي با يکديگر بحث مي‌کنند. قطعا در نگاه اول شما اين شرکت را رو به شکست مي‌بينيد؛ اما نکته‌ي قابل توجه اين که مديران شرکت‌هاي موفق پس از اين جلسات چالشي، صحبت‌هايي دوستانه با يکديگر دارند و به نتايج مثبت‌تري هم مي‌رسند. به‌هرحال نتايج تحقيقات حوزه‌ي کسب‌وکار نشان مي‌دهد که از اختلاف نظر ميان افراد مي‌توان به عنوان ابزاري براي بهبود ارتباطات استفاده کرد. نکته‌ي مهم استفاده از اين ابزار و رعايت اصول و اخلاقيات در زمان بحث‌هاي چالشي است. در ادامه‌ي اين مقاله‌ي زوميت به بررسي راهکارهايي براي تبديل کردن اختلاف نظر به ابزار ارتباطات مي‌پردازيم. به جاي اشخاص، به ايده‌ها حمله کنيد اولين و مهم‌ترين نکته در زمان بحث‌هاي چالشي، تمرکز روي ايده‌ها و نه اشخاص ارائه‌دهنده‌ي آنها است. با رعايت اين نکته مي‌‌توانيد پايه‌هاي سازندگي اختلاف نظر را بنا کنيد. قطعا در بحث‌ها کاري با چنين جملاتي مواجه شده‌ايد: «فکر مي‌‌کنم شما تحقيقات کافي روي اين قضيه نداشته‌ايد» يا «شما چگونه به اين نتيجه رسيديد؟». اين جملات به صورت مستقيم به فرد ارائه‌دهنده‌ي ايده حمله مي‌کنند و راه را براي يک گفتگوي سازنده مسدود مي‌کنند. در قدم اول تلاش کنيد که ضمير دوم شخص (شما) را از جملات خود حذف کنيد. با اين کار فرديت شخص ارائه‌دهنده‌ي ايده از خود ايده جدا مي‌شود و تمرکز بحث تنها روي موضوع اصلي گذاشته خواهد شد. براي رسيدن به نتيجه‌ي بهتر جملات خود را فقط با ضمير اول شخص (من يا ما) شروع کنيد. به عنوان مثال از اين عبارت استفاده کنيد: «من با اين نتيجه‌گيري مشکل دارم». با اين جمله بحث را حول ايده متمرکز مي‌کنيد و شخص ارائه‌دهنده را از آن خارج مي‌کنيد. فراموش نکنيد که نکته‌ي کليدي در بحث‌ها اين است که اختلاف‌نظرها را حرفه‌اي انگاشته و از شخصي کردن آنها پرهيز کنيد. مراقب لحن صحبت خود باشيد نحوه‌ي بيان نظر يا انتقاد، از موضوعي که بيان مي‌کنيد مهم‌تر است. به بيان ديگر شما مي‌توانيد يک انتقاد يا اختلاف نظر اساسي را با لحني بيان کنيد که هيچ‌کس ناراحت نشود يا بالعکس، موافقت را به‌گونه‌اي بيان کنيد که توهين‌آميز به نظر برسد. بسياري از جلسات کاري وجود دارد که صداي افراد حاضر در آن بلند بوده اما توهيني شنيده نمي‌شود. پس مي‌توان نتيجه‌گيري کرد که لحن به معناي حجم صدا نيست و انتخاب کلمات و نحوه‌ي بيان کردن آنها مهم‌تر است. به‌عنوان مثال شما از حقايق و فاکتورهاي واقعي براي بحث پيرامون ايده‌ي همکارتان استفاده مي‌کنيد اما با گفتن يک عبارت با اين مضمون که «مي‌دانم ناراحت نشدي»، او را وارد حالت دفاعي خواهيد کرد. هنجارهاي فرهنگي را رعايت کنيد هر شرکتي فرهنگ سازماني مخصوص به خود را دارد و واکنش‌ها نسبت به اختلاف نظر به تعداد کسب‌وکارهاي موجود متنوع هستند. در قدم اول بايد فرهنگ سازماني شرکت را درک کنيد و اين درک نيز از روي قوانين نوشته شده ايجاد نمي‌شود. فرهنگ سازماني بيش از قوانين و دستورالعمل‌ها، رفتاري است که مديران و کارمندان در گذشته از خود نشان داده‌اند. برخي شرکت‌ها ترجيح مي‌دهند که اختلاف‌نظرها پشت درهاي بسته باشد و در ظاهر عمومي، همه‌ي افراد از هم حمايت کنند. در مقابل برخي مديران مشکلي با مطرح شدن عمومي اختلاف‌نظرها ندارند و اين را نشانه‌اي از سياست درب‌هاي باز مي‌دانند. به هرحال صرف‌نظر از خوبي يا بدي هريک از فرهنگ‌هاي گفته شده، درک آنها پيش از ارائه‌ي هر اختلاف نظر، الزامي است. روي حفظ ارتباطات تمرکز کنيد نکته‌ي مهم در اختلاف نظر اين است که به هر حال در پايان جلسه و روز کاري، شما به عنوان همکار به يکديگر نياز داريد. پس ارائه‌ي نظر خود را به‌گونه‌اي تنظيم کنيد که ارتباطات را خدشه‌دار نکند. اين مورد برخي اوقات نيازمند صبر کردن و انتقاد نکردن است. اگر فردي هميشه مخالف در جلسات باشيد، پس از مدتي تصور اين که انتقاداتتان از روي خيرخواهي است، دشوار خواهد بود. در نتيجه در انتخاب زمان، مکان، فرد مخاطب و شرايط ارائه‌ي انتقاد دقت کنيد تا شاعبه‌ي دشمني شما با شخص يا گروهي از کارمندان ايجاد نشود. هزينه‌ي اختلاف نظر را محاسبه کنيد اين مورد هم وابستگي زيادي به فرهنگ سازماني دارد. پيش از شروع هر اختلاف نظري، هزينه‌هاي آن را در نظر بگيريد. به بيان ديگر اين محاسبه را انجام دهيد که گفتن يا نگفتن نظرتان چه هزينه‌هايي خواهد داشت. به عنوان مثال گفتن نظر ممکن است باعث ايجاد اختلافات جدي شود يا در مقابل، نگفتن آن مي‌تواند روند کاري شرکت را به سمت تصميمات اشتباه تغيير دهد. به‌هرحال انتخاب زمان در اينجا نيز اهميت خود را نشان مي‌دهد. نکته‌ي مهم ديگر اين که اگر قرار است اختلاف نظر بعدا به صورت مشکلي بزرگ و شخصي خود را نشان دهد، بايد آن را بيان کنيد. به‌عنوان مثال شما نظر خود را ارائه نمي‌دهيد و هميشه در ذهنتان با اجراي ايده‌ي مورد نظر مشکل داريد. اين مشکلات و تفکرات انتقادي بيان نشده، روي هم جمع شده و زماني شما را به بمبي خطرناک براي شرکت تبديل خواهد کرد! نکته‌ي مهم ديگر اين که شرايط با هم يکسان نيستند. شما نمي‌توانيد از يک سياست واحد در تمام جلسات و بحث‌ها استفاده کنيد. اگر هم هنوز با شرايط جلسات شرکت آشنا نشده‌ايد، مدتي را به مشاهده و گوش دادن اختصاص دهيد. به زبان بدن افراد دقت کرده و نتيجه‌گيري‌هاي بحث‌ها را يادداشت کنيد. قدم اول، تغيير فرهنگ سازماني و شخصي نکردن اختلاف نظرها است در نهايت به اين نکته توجه داشته باشيد که لازمه‌ي اجراي چنين راهکارهايي در فضاي شرکت‌هاي ايراني، مانند هميشه تغيير فرهنگ سازماني است. متاسفانه چالش اصلي کارمندان و مديران در ايران، شخصي کردن مشکلات و اختلاف نظرها است. از طرفي، کارمندان نيز به خاطر نگراني از اين مورد و همچنين ترس از دست دادن شغل، از ارائه‌ي نظر و انتقاد خودداري مي‌کنند. اين رفتارها در نهايت به نارضايتي شغلي، روند نزولي کارها و در بدترين حالت به استعفا يا اخراج بهترين کارمندان منجر خواهد شد. پيشنهاد کاربردي براي شرکت‌هاي ايراني، برگزاري جلسات با مشارکت بيشتر کارمندان، تامين زيرساخت‌‌هاي لازم براي اظهار نظر ناشناس، برگزاري جلسات دوستانه و تفريحات مشترک پس از جلسات کاري و به طور کلي، هرگونه راهکاري است که افراد را از پيله‌ي شخصي خود در فضاي کار بيرون بياورد. فراموش نکنيد که همکاران شما، بخش مهمي از ساعات زندگي را اشغال مي‌کنند و برقراري ارتباط موثر و سازنده با آنها، در بهبود هر دو زندگي شخصي و کاري مفيد خواهد بود. همراهان عزيز، آخرين خبر را بر روي بسترهاي زير دنبال کنيد: آخرين خبر در سروش http://sapp.ir/akharinkhabar آخرين خبر در ايتا https://eitaa.com/joinchat/88211456C878f9966e5 آخرين خبر در آي گپ https://igap.net/akharinkhabar آخرين خبر در ويسپي http://wispi.me/channel/akharinkhabar آخرين خبر در بله https://bale.ai/invite/#/join/MTIwZmMyZT آخرين خبر در گپ https://gap.im/akharinkhabar