چطور به همه کارهایمان برسیم؟
آرمان امروز/ يک روز شلوغ ديگر به پايانش نزديک ميشود و خسته و بيرمق، شروع ميکنيد به جمع و جور کردن وسايلتان. امروز هم صبح زود رسيده بوديد و حالا هم ديرتر از همه داريد شرکت را ترک ميکنيد، اما حس رضايتي در خود نميبينيد. حتي برعکس، احساس ميکنيد انگار امروز هيچکار مهمي انجام ندادهايد.اگر شما هم احساس ميکنيد در روزهاي شلوغ اما بيحاصل گير افتادهايد، پس جزو واجبات است که درست برنامه ريزي کردن را ياد بگيريد. اهميت برنامهريزي برنامهريزي هنر زمانبندي کردن فعاليتهاست؛ طوري که در همان وقتي که در اختيار داريد بتوانيد به اولويتهاي زندگي خود برسيد و اهداف بزرگتان را دنبال کنيد. يک برنامهريزي درست و اثرگذار، کلي نتيجه خوب به همراه دارد:واقعگرايانهتر نگاه ميکنيد و متوجه ميشويد که در زماني که در دست داريد واقعا چقدر کار ميتوانيد انجام بدهيد.مطمئن ميشويد که براي انجام دادن کارهاي اصلي و مهمتان وقت کافي داريد. براي اتفاقات پيشبيني نشده کمي وقت در برنامهتان کنار ميگذاريد.ديگر بيشتر از حد توانتان کار قبول نميکنيد. پيوسته در جهت اهداف شخصي و شغلي خود پيش ميرويد و پيشرفت ميکنيد. وقت کافي فراهم ميشود تا با خانواده و دوستان صرف کنيد.بين زندگي شغلي و شخصيتان تعادل ايجاد ميشود.زمان تنها سرمايهاي است که نميشود آن را خريد. با اين حال، اغلب افراد آن را بيهوده هدر ميدهند. برنامهريزي باعث ميشود کمي دقيقتر به اين بينديشيد که در طول روز، هفته يا ماه به کجاها دوست داريد برسيد و بعد، کمک ميکند تا به اين خواستهها واقعا دست پيدا کنيد و طعم موفقيت را بچشيد. يک زمان ثابت براي برنامهريزي تعيين کنيد. مثلا اول هر هفته، اول هر ماه، يا آخر شب، قبل از شروع روز بعد.ابزارهاي فراواني هست که ميتوانيد از آنها استفاده کنيد. راحتترين راهش اين است که يک دفتر برنامهريزي هفتگي بگيريد. وقتي که ابزار برنامهريزيتان را انتخاب کرديد، حتما اصل کار شروع ميشود. با طي کردن مراحل زير، برنامهتان را بچينيد: گام اول: چقدر وقت داريد؟ اولين کاري که بايد بکنيد اين است که ببينيد اصلا چقدر وقت در اختيار داريد. نوع شغل و اهداف زندگيتان است که جواب اين سؤال را براي شخص شما مشخص خواهد کرد.مثلا اگر به فکر ترفيع گرفتن هستيد، شايد بهتر باشد اضافهتر از ساعات کاري معمول بايستيد تا تعهد و اشتياقتان را به رئيس نشان بدهيد. اما اگر ترجيح ميدهيد براي فعاليتهاي غيرکاري زمان بيشتري داشته باشيد، شايد بد نباشد اگر اضافه بر سازمان کار کردن را کنار بگذاريد و بيشتر از ساعات کاري براي شغلتان وقت صرف نکنيد. گام دوم: مهمترين کارها کدامند؟ حالا اصليترين کارهايتان را بنويسيد. اصليترين کارهاي شما همانهايي هستند که اگر انجامشان بدهيد، ميتوانيد با خود بگوييد که کارتان خوب بوده. همچنين اين کارها همان وظايفي هستند که کيفيت عملکردتان با آنها سنجيده ميشود. گام سوم: براي فعاليتها، برنامه بريزيد به فهرست کارهاي خود نگاهي بيندازيد و از بين آنها سه دسته کار را گلچين کنيد.ببينيد در کدام ساعات روز بيشترين بازدهي را داريد و همان زمان را بگذاريد براي اين دسته از کارها. بعضي آدمها اول صبح انرژيشان بالاست و بهتر کار ميکنند، برخي هم عصر و شب تمرکز بالاتري دارند. گام چهارم: وقايع پيشبيني نشده حالا وقتش رسيده که ببينيد براي اتفاقات غيرمنتظره و شرايط اضطراري چه کار ميشود کرد. براي تشخيص اينکه چقدر وقت براي اين طور وقايع لازم است، تجارب خودتان بهترين راهنمايي خواهد بود. بهطور کلي، هر چقدر شغلتان غيرقابل پيشبينيتر باشد، زمان بيشتري بايد کنار بگذاريد. به ياد داشته باشيد که جدا نکردن وقت براي شرايط اضطراري باعث نميشود اين شرايط پيش نيايند! چه وقت کنار گذاشته باشيد و چه نه، به يقين وقايع غيرمنتظره اتفاق خواهند افتاد. اما اگر از قبل به فکرش نبوده باشيد، چارهاي نخواهيد داشت جز اينکه تا ديروقت سر کار بمانيد. اما اگر مديريت کردن را ياد بگيريد، آن وقت زماني که بايد براي شرايط غيرمنتظره کنار بگذاريد هم کمتر ميشود! البته منطقي است که نميتوان همه وقفههاي ممکن را صد در صد پيشبيني کرد. براي همين بالاخره کمي وقت خالي در برنامه لازم خواهيد داشت تا هروقت مشکلي پيش آمد، بتوانيد براي تغيير دادن برنامه و حل مسائل از خود انعطاف نشان بدهيد. گام پنجم: برنامه براي وقت آزاد چقدر در دفتر برنامهريزيتان جاي خالي مانده؟ اين زمان باقيمانده، «وقت آزاد» شماست؛ يعني همان وقتي که ميتوانيد صرف رشد فردي و رسيدن به اهداف خود کنيد. فهرست اولويت بندي کارهايتان را مرور کنيد و به اهداف شخصيتان نظري بيافکنيد. براي هر کار چقدر وقت لازم است؟ براي هر مورد جواب اين سؤال را پيدا کنيد و بعد کارها را در برنامه جا بدهيد. گام ششم: فعاليتهايتان را تحليل کني اگر به مرحله پنجم رسيديد و ديديد وقت آزاد چنداني برايتان نمانده، بايد به عقب برگرديد. مراحل دو، سه و چهار را دوباره مرور کنيد. آيا تمام کارهايي که در اين مراحل برايشان برنامهريزي کرديد واجب و لازمند؟ شايد بعضيها را بتوانيد به شخص ديگري بسپاريد، يا حتي راهي پيدا کنيد که بشود در زمان کمتري انجامشان داد.يکي از بهترين راهها براي رسيدن به موفقيت، به حداکثر رساندن زمان در اختيارتان است.