جلسات اداری با استفاده از فناوری متحول می‌شود

ديجياتو/ جلسات کاري و برگزار کردن آنها يکي از معضلاتي است که تمام ادارات،شرکت‌ها و کسب‌وکارهاي کوچک و بزرگ با آن درگير هستند و سرعت امروزه کار و زندگي گاهي مجال نمي‌دهد تا اين جلسات به خوبي و درستي برگزار شود. ايده‌‏پردازي و رسيدن به خلاقانه‎ترين ايده‌‏هاي ممکن در هر شرکتي نيازمند ايجاد فضايي است که در آن افراد بتوانند به راحتي ايده‎هاي خود را با ديگران به اشتراک گذاشته و از ايده‎هاي ديگران با خبر شوند. يکي از راه‌هاي گردش ايده برگزاري همين جلسات کاري و يا ارائه ايده‌ها براي ديگر اعضاي سازمان است؛ اما همانطور که گفته شد عوامل بسياري در کار هستند تا از برگزاري درست اين جلسات ممانعت بعمل بياورند. طولاني بودن روند آماده‎سازي پيش زمينه يک جلسه يا انتظار براي خالي شدن اتاق جلسات از جمله مشکلاتي است که در خيلي از موارد باعث مي‎شود اعضا قيد برگزاري جلسه را بزنند. به اين ترتيب ساده‌‏تر کردن هرچه بيشتر روند برگزاري اين جلسات و يا برگزاري آنها در هر قسمتي از شرکت مي‏تواند تا حد بسيار زيادي به روند چرخش ايده‎ها در شرکت کمک کند. يکي ديگر از موارد مهم جلسات، تجهيزات و فناوري‌هاي به کار رفته در اتاق جلسات است که بسياري از اين دستگاه‌ها بايد از اتاقي به اتاق ديگر برده شوند تا يک جلسه برقرار شود؛ در نتيجه يکي از ملزومات برگزاري جلسات در هر نقطه از شرکت، استفاده از تجهيزاتي است که در عين استفاده از بهترين فناوري‎هاي روز، انتقال و جابجايي آنها هم ساده باشد. همچنين نبايد فراموش کرد که فراهم کردن يک بستر مناسب براي بيان نظرات و ثبت آنها در کنار ايده اصلي به صورتي که حتي در جلسات بعدي هم بتوان آنها را مجددا بررسي کرد، تا حد زيادي باعث مي‎شود روند تبديل شدن ايده اوليه به يک برنامه نهايي و اجرايي، کاملا روشن و براي همه اعضاي تيم قابل درک باشد.در حقيقت ثبت دقيق نظرات بيان شده در هر جلسه و نمايش آنها در ابتداي جلسات بعدي همچنين باعث مي‏شود روند رسيدن به يک برنامه موفق تجاري از يک ايده اوليه، کاملا شفاف و در عين حال سريع باشد و البته در هر قدم ايده بهتر از ايده قبلي باشد. ثبت روند جلسه هم خود مي‎تواند يک معضل باشد. در بسياري موارد شما مجبور هستيد جلسه را متوقف کنيد تا روند ذخيره کردن يک فايل را حين جلسه انجام دهيد و يا اينکه در پايان جلسه زماني را براي تهيه خلاصه مباحث و ارسال آن براي اعضا اختصاص دهيد که البته هميشه خطر فراموشي بعضي از نکات يا ناديده گرفتن شدن آنها را به همراه دارد. در اينجا نيز راه حل، استفاده از فناوري‎ براي ثبت خودکار و همزمان مذاکرات است که به اين ترتيب مي‏توانيد آن را بلافاصله بعد از جلسه و بدون ترس از دست رفتن جزييات، براي همه اعضا يا افراد مرتبط ارسال کنيد تا حتي کساني که در جلسه حضور نداشته‏‌اند کاملا از جزييات آن باخبر شوند. هرچند نکاتي که در بالا گفته شد هرکدام جنبه‎اي متفاوت از يک جلسه همفکري کاري را شامل مي‌شود اما ابزاري پيشرفته مانند نمايشگر تعاملي Flip سامسونگ مي‏تواند اين چالش‏ها را برطرف کند. اندازه 55 اينچي اين نمايشگر تعاملي در کنار امکان چرخش آن در دو حالت ايستاده و افقي، باعث مي‏شود بتوانيد از آن در هر قسمت از شرکت حتي در اتاق‏هاي کوچک يا گوشه‏ سالن، براي يک همفکري با ديگر اعضاي تيم استفاده کنيد. پايه بسيار منعطف آن به شما امکان مي‏دهد بتوانيد براحتي آن را جابجا کرده و لذا مجبور نيستيد براي همفکري تيم به اتاق جلسه برويد، بلکه مي‏توانيد اتاق جلسه را پيش خودتان بياوريد. استفاده همزمان چهار نفر از قلم براي نوشتن روي صفحه، ذخيره همزمان و خودکار محتواي جلسه، امکان مشاهده محتواي جلسات قبلي و نيز اشتراک گذاري آسان فايل جلسه با اعضا ديگر از جمله مزايايي است که فناوري Flip سامسونگ در اختيار شما قرار مي‏دهد تا تيمي هميشه پويا با جلسات همفکري منظم و مداوم داشته باشيد. اين نمايشگر قابليت اتصال به لپ‌تاپ، کامپيوترهاي اداري، موبايل، تبلت و حافظه‌هاي USB را دارد که به کمک آن مي‌توان تمامي اسناد و مدارک اداري را در قالب فرمت‌هاي ورد، پاورپوينت و اکسل نمايش داد. ما را در کانال «آخرين خبر» دنبال کنيد