با ترفندهای کاربردی جیمیل آشنا شوید
زوميت/ سرويس جيميل ترفندهاي زيادي دارد که با بهرهگيري از آنها، استفاده از سرويس و مديريت ايميلها و جستوجو در ميان آنها و ارسالشان راحتتر ميشود. با وجود گسترش استفاده از اپليکيشنهاي پيامرسان مختلف و امکان ارسال فايلهاي مختلف با آنها، هنوزهم افراد زيادي براي فرستادن پيامهاي رسمي و طولاني، از سرويسهاي ايميل استفاده ميکنند و ساخت حساب ايميل براي ورود به برخي از شبکههاي اجتماعي و دريافت رسيد خريدهاي آنلاين ضروري است. برخلاف تصور برخي از افراد، دوران استفاده از ايميل هنوز بهپايان نرسيده و همچنان افرادي زيادي هرروز ايميلهاي زيادي ارسال يا دريافت ميکنند. جيميل، سرويس ايميل گوگل، يکي از سرويسهاي محبوب مديريت ايميل است. در اين مطلب، قصد داريم ۱۵ ترفند کاربردي اين سرويس را بيان کنيم. اين ترفندها برافزارها و افزونههاي کروم و اپليکيشنهاي مستقل را شامل ميشود. برافراز مجموعهاي از ماژولهاي نرمافزاري است که براي تقويت عملکرد مرورگرهاي وب و برخي از اپليکيشنها استفاده ميشود و افزونهها و پلاگينها را نيز دربرميگيرد. درضمن، روشهاي زيادي براي سفارشيسازي حساب جيميل وجود دارد که در اين مقاله، دربارهي برخي از آنها توضيح ميدهيم. ازجملهي اين روشها ايجاد تغييراتي در تنظيمات و پيامهاي آماده و ازپيش تعيينشده و ميانبرهاي کاربردي صفحهکليد و ايجاد تعداد بيشماري آدرس ايميل براي حساب کاربري است. ۱. دستهبندي ايميلها با افزونهي Sortd اگر هرروز ايميلهاي زيادي دريافت ميکنيد و با ديدن آنها کاملا سردرگرم ميشويد، ميتوانيد براي دستهبندي آنها با عناوين مختلف از افزونهي Sortd استفاده کنيد. با نصب اين افزونه در گوگل کروم که درواقع پوستهاي براي جيميل است، ستونهايي با عناوين مختلف ايجاد ميشود که امکان تغيير نام آنها و نيز امکان جابهجايي ايميلها در هريک از ستونها و انتقال آنها به ساير ستونها هم وجود دارد. درضمن، با استفاده از اين پوسته ميتوانيد موضوع ايميلها را تغيير دهيد و ايميلها را دستهبندي کنيد. افزونه Sortdبراي استفاده از Sortd فقط بايد ايميلهاي مدنظرتان را انتخاب کنيد و آن را به ستون دلخواه خود بکشيد. اين افزونه مانند اپليکيشنهاي ترلو (Trello) و اسانا (Asana)، دو اپليکيشن مديريت وظيفه، عمل ميکند؛ با اين تفاوت که فقط مختص جيميل است و ابزاري بسيار مناسب براي سازماندهي ايميلها محسوب ميشود. ۲. ايجاد آدرس ايميل به تعداد بينهايت براي يک حساب جيميل جالب است بدانيد در جيميل ميتوانيد براي يک حساب ايميل تعداد بيشماري از آدرسهاي ايميل ايجاد کنيد. بهعنوان مثال، دو آدرس ايميل sally.google@gmail.com و sallygoogle@gmail.com هيچ تفاوتي با يکديگر ندارد و ايميلهايي که با اين دو آدرس براي شما فرستاده شده، وارد يک صندوق ورودي (Inbox) ميشود. همچنين، با استفاده از علامت «+» در آدرس ايميلتان ميتوانيد تعداد نامحدودي آدرس ايجاد کنيد (مثلا sallygoogle+shopping@gmail.com يا sallygoogle+newsupdates@gmail.com) و تمام ايميلهاي ارسالشده با آدرسهاي مختلف وارد يک صندوق ورودي ميشوند. جيميل / Gmailاين ويژگي به شما امکان ميدهد فيلترهاي مختلفي براي حذف يا آرشيو خودکار ايميلهاي دريافتشده از يک آدرس ايميل ايجاد کنيد. ۳. سازماندهي ايميلها با استفاده از فيلترها با استفاده از فيلترها ميتوانيد ايميلها را به شيوههاي مختلفي دستهبندي و مديريت کنيد. بهعنوان مثال، ميتوانيد از فيلترها براي ارسال خودکار ايميلهاي دريافتي از شخصي خاص به پوشهاي خاص و ستارهدارکردن ايميلهاي دريافتي از اشخاص مهم و آرشيو يا حذف ايميلها استفاده کنيد. جيميل / Gmailبراي فيلترکردن ايميلها، ابتدا روي فلش کوچک خاکستر واقع درکنار کادر جستوجو کليک کنيد. سپس، صفحهاي ظاهر ميشود که در آن، پارامترهاي مختلف براي فيلترکردن را ميتوانيد انتخاب کنيد. پس از تعيين اين پارامترها و کليک روي گزينهي Create Filter with This Search، روش مدنظر خود براي فيلترکردن (حذف، آرشيو، ستارهدارکردن و ساير موارد) را انتخاب کنيد. درنهايت، با کليک روي گزينهي Create Filter ايميلها طبق خواست شما فيلتر ميشوند. ۴. استفادهي آفلاين از جيميل با دريافت و نصب افزونهي Gmail Offline Chrome extension ميتوانيد بدون نياز به اتصال به اينترنت، ايميلهاي خود را ببينيد. البته قبل از استفاده از اين افزونه، بايد آن را با صندوق ورودي ايميل خود همگامسازي (Sync) کنيد. پس از همگامسازي، بهراحتي ميتوانيد از سرويس جيميل در حالت آفلاين نيز استفاده کنيد و در سفرهاي هوايي، لازم نيست پول زيادي براي استفاده از شبکههاي وايفاي نامطمئن بپردازيد. ۵. استفاده از سرويسهاي يادآور يا زمانبندي ايميلها سرويسهاي FollowupThen يا Boomerang گزينههاي مناسبي براي يادآوري برخي از موارد يا ارسال ايميل يا انجام کارهاي خاص در زمان مشخصشده هستند. پس از افزودن اين دو سرويس به حساب جيميل، درصورتيکه ايميل مدنظر را علامتگذاري کنيد، آن ايميل در زمان تعيينشده در صندوق ورودي بالاتر از ساير ايميلها نمايش داده ميشود. درضمن، ميتوانيد از اين سرويسها براي ارسال ايميلها در زمان خاص نيز استفاده کنيد. ۶. پاسخ خودکار به ايميلهاي دريافتي زمانيکه به هر دليلي نميتوانيد بهمحض دريافت ايميلها به آنها پاسخ دهيد؛ مثلا وقتي درگيريد يا به اينترنت دسترسي نداريد، ميتوانيد از ويژگي Vacation Responder که به آن Out of Office نيز گفته ميشود، براي پاسخ خودکار به ايميلها استفاده کنيد. پاسخ خودکار به ايميل/ Vacation Responder featureبراي استفاده از اين ويژگي، پس از کليک روي آيکون تنظيمات (چرخدندهي کوچک خاکستري) و پيداکردن گزينهي Vacation Responder در زير سربرگ General در پايين صفحه، گزينهي Vacation Responder On را فعال و درنهايت، تاريخ مدنظر خود (تاريخي که نميتوانيد به ايميلها پاسخ دهيد) و موضوع و پيامي که ميخواهيد گيرنده دريافت کنيد، در قسمتهاي مشخصشده وارد کنيد. با انتخاب گزينهي Only Send a Response to People in My Contacts، پاسخ خودکار فقط براي مخاطبان شما ارسال ميشود. ۷. جلوگيري از ارسال ايميلها پس از انتخاب گزينهي ارسال حتما براي شما هم اتفاق افتاده که بلافاصله پس از کليک روي دکمهي ارسال Send، متوجه وجود اشتباهي در ايميل شدهايد يا به هر دليلي از ارسال ايميل پشيمان شدهايد و ديگر کاري نميتوانيد بکنيد. با استفاده از ويژگي Undo Send ميتوانيد بهراحتي از چنين اتفاق بدي جلوگيري کنيد؛ زيرا درصورتيکه اين گزينه فعال باشد، ايميل با تأخير ۵ تا ۳۰ ثانيهاي پس از زدن دکمهي ارسال فرستاده ميشود و در اين مدت، ميتوانيد ارسال ايميل را لغو کنيد. براي فعالکردن اين ويژگي پس از کليک روي آيکون تنظيمات، در بخش Undo Send در سربرگ General، مدت زمان تأخير ارسال ايميل (۵ يا ۱۰ يا ۲۰ يا ۳۰ ثانيه) را مشخص کنيد. ۸. استفاده از پاسخهاي آماده آيا شما جزو آن دسته از افرادي هستيد که مجبورند جواب ايميل ثابت را بارهاوبارها براي گيرندههاي مختلف تايپ کنند؟ اين کار واقعا خستهکننده و عذابآور است؛ اما براي پاياندادن به اين کار خستهکننده هم راهحلي وجود دارد. با استفاده از ويژگي Canned Responses ميتوانيد جوابهاي آماده و ازپيشتعيينشده را بارهاوبارها براي افراد مختلف ارسال کنيد. براي استفاده از اين ويژگي پس از کليک روي آيکون تنظيمات، بايد گزينهي Canned Responses در زير سربرگ Labs يا Advanced را فعال کنيد. پس از فعالکردن اين گزينه، با کليک روي دکمهي Compose پنجرهي ارسال ايميل را بازکنيد و در مرحلهي بعد، با کليک روي فلش يا منوي سهنقطهي کنار آيکون سطل زباله و انتخاب گزينهي Canned Responses و کليک روي گزينهي New Canned Response، پيام مدنظر خود را بنويسيد و با انتخاب گزينهي OK آن را ذخيره کنيد. ازاينپس، بهراحتي ميتوانيد با انتخاب جوابهاي آماده آن را وارد ايميل کنيد. ۹. پنل پيشنمايش پنل پيش نمايش جيميلافرادي که در دفاتر و ادارهها از اپليکيشن مديريت ايميل Outlook استفاده ميکنند، بهخوبي مزاياي استفاده از پنل پيشنمايش (Preview Pane) را ميدانند. براي استفاده از اين ويژگي پس از پيداکردن گزينهي Preview Pane در زير سربرگ Labs يا Advanced، آن را فعال کنيد. پس از فعالکردن اين گزينه و انتخاب گزينهي Saved Changes براي ذخيره تنظيمات، ميتوانيد با کليک روي آيکوني که بهشکل مستطيل عمودي است و سه خط تيره درکنارش قرار دارد، از بين دو حالت افقي يا عمودي، حالت دلخواهتان را انتخاب کنيد. ۱۰. ايجاد وظايف مختلف يکي از مزاياي ديگر استفاده از Outlook، امکان ايجاد وظايف (Tasks) مختلف است که با استفاده از آنها ميتوانيد ايميلتان را بهتر مديريت کنيد. در جيميل نيز، امکان استفاده از وظايف مختلف وجود دارد. براي استفاده از اين قابليت پس از کليک روي فلشي که در بالاي سمت چپ صفحهنمايش درکنار Gmail وجود دارد، گزينهي Task را انتخاب کنيد و با کليک روي گزينهي Add a Task که علامت «+» درکنار آن قرار دارد، وظايف مدنظرتان را بنويسد. سپس، هر زمانيکه روي گزينهي Tasks کليک کنيد، پنجرهي دربردارندهي وظايف در سمت راست صفحهنمايش بازميشود. با کليک روي آيکون مداد که درکنار هر وظيفه وجود دارد، ميتوانيد تنظيماتي مثل تعيين تاريخ براي آن يا اضافهکردن وظايف زيرمجموعهاي به آن وظيفه را اعمال کنيد. پس از انجام وظيفه، با نگهداشتن نشانگر موس درکنار آن و انتخاب گزينهي Mark Complete، آن را حذف کنيد. درضمن، گاهي براي دسترسي به بخش Task بايد روي آيکون مداد در سمت راست صفحهنمايش کليک کنيد. ۱۱. ايجاد ميانبرهاي صفحهکليد ميانبرهاي صفحه کليد در جيميلبا استفاده از ميانبرهاي صفحهکليد ميتوانيد بسياري از کارها را بدون دستزدن به موس انجام دهيد. براي استفاده از ميانبرهاي صفحهکليد بايد گزينهي Keyboard Shortcuts on را در بخش Keyboard Shortcuts در سربرگ General تنظيمات فعال کنيد. ۱۲. ميانبرهاي صفحهکليد پس از فعالکردن گزينهي Keyboard Shortcuts on ميتوانيد از ميانبرهاي صفحهکليد استفاده کنيد. برخي از اين ميانبرها عبارتاند از: ارسال ايميل: Ctrl+Enter (ويندوز) و Command+Enter (مک) بازکردن ايميل جديد: C نوشتن در نوار جستوجو: / آرشيو کردن ايميل: E Reply يا پاسخ به ايميل: R Reply All يا پاسخ به تمام افرادي که يک ايميل را دريافت کردهاند: A Forward يا ارسال ايميل دريافتي براي افراد ديگر: F پاککردن ايميل: # ۱۳. جستوجوي پيشرفتهتر ايميلها جستجوي ايميل هابراي يافتن ايميلهاي مدنظرتان و نيز صرفهجويي در زمان، ميتوانيد از جستارهاي (Query) ازپيشتعيينشده استفاده کنيد. براي مثال، با استفاده از اين جستارها ديگر لازم نيست تمام صفحات ايميلتان را جستوجو کنيد يا ميتوانيد فقط در ميان ايميلهاي دريافتي از يک شخص جستوجو کنيد. برخي از اين جستارها بهشرح زير هستند: ايميلهاي دريافتي از شخصي خاص: from: X (مثلا from: Hossein) ايميلهاي ارسالشده براي شخصي خاص: to: X (مثلا to: Milad) ايميلهاي افراد عضو گروههاي برچسبدار: label: X (مثلا Label: Work) ايميلهاي خواندهشده: Is: Read (مثلا Is Read from: Kasra) ۱۴. ابزارهاي بيشتر براي جستوجو گاهي اوقات، محدودکردن نمايش ايميلهاي ارسالي يا دريافتي در صندوق دريافتي براساس محدودهي زماني خاص ميتواند مفيد باشد. چنانچه بهدنبال ايميل خاصي هستيد و نميدانيد چه کسي آن را ارسال کرده، ميتوانيد با استفاده از ويژگي Google Search دقيقتر در ايميلهاي خود جستوجو کنيد. براي استفاده از اين ويژگي بايد به شيوهي زير عمل کنيد: ايميلهاي مربوط به دورهي زماني خاص قبل: سال / ماه / روز (ماه بايد به عدد وارد شود) بعد: سال / ماه / روز همچنين، ميتوانيد از حروف اضافهي Or يا And استفاده ميکنيد؛ مثلا from: Hossein Or Milad. ۱۵. جستوجوي صندوق ورودي از نوار آدرس گوگل کروم اگر مرورگر شما گوگلکروم است، ميتوانيد از نوار آدرس آن براي جستوجو در صندوق ورودي جيميل خود استفاده کنيد. براي انجام اين کار ديگر نيازي است جيميل خود را بازکنيد؛ بنابراين، تاحدودي در وقت صرفهجويي ميشود. براي استفاده از اين ويژگي پس از راست کليک روي نوار آدرس، گزينهي Edit Search Engines را انتخاب کنيد و پس از پيداکردن گزينهي Add a New Search Engine يا Other Search Engines و کليک روي گزينهي Add، پنجرهاي بازميشود که بايد در قسمت Search Engine کلمهي Gmail Search، در قسمت Keyword کليدواژهي مدنظرتان و در قسمت URL with %s in Place of Query لينک http://mail.google.com/mail/ca/u/0/#search/%s را وارد کنيد و درنهايت دکمهي اينتر را بزنيد. توصيه ميکنيم براي راحتي بيشتر از کليدواژهي GM استفاده کنيد. ازاينپس، با واردکردن کليدواژهي GM يا هر کليدواژهي ديگري در نوار آدرس و انتخاب عبارت Gmail Search، ايميل مدنظر خود را سريع جستوجو کنيد. پيشنهاد ميکنيم پس از اعمال تغييرات در تنظيمات تمام بخشها، براي ذخيرهي تغييرات حتما روي گزينهي Save Changes کليک کنيد.