با ۱۰ ترفند کاربردی تقویم گوگل آشنا شوید

باشگاه خبرنگاران/ نرم‌افزار تقويم گوگل داراي ويژگي‌هاي مختلفي است که کارهاي روزانه کاربران را به مقدار قابل توجهي آسان‌تر خواهد کرد. حتي اگر شما هوادار تقويم روزانه گوگل نباشيد، بدون شک در مقطعي از زمان از ابزار‌هاي مختلف آن براي سازماندهي زندگي شخصي و حرفه‌اي خود استفاده کرده‌ايد. تقويم گوگل برنامه‌اي جامع و کاربردي است که قابليت‌هاي بي‌شماري دارد، استفاده از اين برنامه و دانستن ويژگي‌هاي آن تا حد زيادي به ساماندهي و برنامه‌ريزي کار‌هاي روزانه، کمک مي‌کند. اگر از ترفند‌هاي مخفي، اما کاربردي اين نرم افزار بي‌خبر هستيد، اين گزارش را از دست ندهيد. ۱- رويداد‌ها را در تقويم گوگل بکشيد و رها کنيد آيا شما نياز داريد که به سرعت يک جلسه را به روز ديگر منتقل کنيد؟ مي‌توانيد آن را به صورت دستي ويرايش کنيد يا آنکه فقط به روز دلخواه بکشيد و رها کنيد. به همين ترتيب، اگر شما براي اضافه کردن يک رويداد جديد کليک کنيد و تاريخ نادرست باشد، شما مي‌توانيد آن را به روز مناسب آن را بکشيد. به همين سادگي روز آن رويداد تغيير خواهد کرد. ۲- با دستور کار گوگل، هر صبح برنامه روزانه‌تان را دريافت کنيد دستور کار روزانه تقويم گوگل هر روز صبح ساعت ۵ به شما ايميلي راجع به نماي کلي از وقايع روز خودتان مي‌دهد. براي تنظيم اين گزينه، روي آيکون دنده (تنظيمات) در گوشه بالا سمت راست کليک کرده و تنظيمات را انتخاب کنيد. در منوي سمت چپ، بر روي نام تقويم مورد نظر که مي‌خواهيد درباره آن ايميل دريافت کنيد، کليک کنيد. در زير اطلاعيه‌هاي عمومي گزينه‌اي براي برنامه روزانه است. در منو کرکره‌اي، Email را انتخاب کنيد. ۳- Google Tasks را فعال کنيد و از آن استفاده کنيد آيا براي سازماندهي رويداد‌هاي خود به کمک نياز داريد؟ تقويم شامل يک کارکرد Tasks مفيد است، اما يافتن آن آسان نيست. در سمت راست، آيکون Tasks با نماد کوچک آبي را جست‌‌و‌جو کنيد. روي آن کليک کرده تا منوي Tasks در سمت راست اسلايد مي‌شود. با کليک روي "افزودن يک کار" و پر کردن جزئيات، يادآوري جديد ايجاد مي‌شود. نماد مداد را کليک کنيد تا توضيح، تاريخ و زيرشاخه اضافه شود. وظايف خود را هنگام تکميل آن‌ها علامت گذاري کنيد. ۴- از تقويم ديگران استفاده کنيد اگر دوستان و همکارانتان از تقويم گوگل استفاده نمي‌کنند، شما مي‌توانيد تقويم‌هاي آن‌ها را به تقويم خودتان اضافه کنيد. در سمت چپ، منوي تنظيمات را انتخاب کرده و "اضافه کردن تقويم" را جست‌و‌جو کنيد. آدرس ايميل شخصي را که مي‌شناسيد را وارد کنيد. اگر از قبل دسترسي نداشتيد، يک منوي پاپ‌آپ ظاهر مي‌شود. روي "درخواست دسترسي" کليک کنيد. با اين کار آن شخص پيامي دريافت مي‌کند که شما از آن درخواست اجازه مبني بر بازيد از تقويمشان را کرده‌ايد. هنگامي که وي تائيد کرد، رويداد‌هاي آن‌ها به صورت لايه‌اي در زير بخش "ساير تقويم ها" براي شما ظاهر مي‌شوند. ۵- يک تقويم جديد ايجاد کنيد اگر تقويم اصلي شما کمي شلوغ است، تقويم‌هاي جداگانه‌اي را براي انواع خاصي از رويداد‌ها (کار، کار‌هاي شخصي، پروژه‌هاي خاص و غيره) ايجاد کنيد و آن‌ها را در زيرمجموعه تقويم‌هاي قابل اشتراک در زير "تقويم‌هاي من" سازماندهي کنيد. براي ايجاد يک تقويم جديد، روي نماد سه نقطه‌اي در کنار قسمت افزودن يک تقويم کليک کنيد و از فهرست کشويي (از طريق فهرست تنظيمات نيز در دسترس است) تقويم جديد را انتخاب کنيد. تقويم خود را نامگذاري کنيد، توضيحي را اضافه کرده و يک منطقه زماني براي تقويم تنظيم کنيد. پس از ايجاد تقويم، مي‌توانيد تنظيمات آن را ويرايش کرده، اعلان‌ها را مديريت کنيد و با ديگران به اشتراک بگذاريد. ۶- تقويم خود را به اشتراک بگذاريد اگر مي‌خواهيد يک تقويم موجود را به اشتراک بگذاريد، به تنظيمات برويد و تقويم خود را انتخاب کنيد. به قسمت اجازه دسترسي برويد و روي "دريافت لينک اشتراک پذير" کليک کنيد، URL ايجاد شده را مي‌توان با ديگران به اشتراک گذاشت. براي به اشتراک گذاشتن يک تقويم با شخصي از طريق ايميل، به قسمت "اشتراک با افراد خاص" برويد. روي افزودن افراد کليک کنيد و يک آدرس ايميل وارد کنيد. ۷- زماني را پيدا کنيد که براي همه مفيد باشد پيدا کردن زماني که همه آزاد باشند کاري بسيار دشوار است. به جاي ارسال دعوت نامه، ابتدا به تقويم همکاران خود نگاه کنيد. بر روي دکمه "+ ايجاد" کليک کرده و گزينه‌هاي بيشتر را انتخاب کنيد. در صفحه بعد گزينه Find a Time را انتخاب کرده در سمت راست، نام افرادي را که مي‌خواهيد دعوت کنيد در کادر "افزودن مهمان" بنويسيد. تقويم گوگل حداکثر ۲۰ نفر را پشتيباني مي‌کند، تقويم‌هاي آن‌ها ظاهر مي‌شود. اگر آن‌ها برنامه‌اي داشته باشند، گزينه "مشغول" را ارسال مي‌کنند، به اين ترتيب مي‌توانيد زمان را تغيير داده و به روز و ساعت دلخواه خود که هيچ‌کس در آن مشغله کاري دارد برسيد. ۸- زمان ملاقات خود را مشخص کنيد با اين ويژگي مي‌توان برنامه کاري خود را به همه اعلام کرد تا در زمان آزاد شما، قرار‌هاي کاري تنظيم شود، به همين منظور براي زماني که وقت آزاد داريد، يک رويداد جديد ايجاد کنيد، سپس در قسمت سمت راست روي "شيار‌هاي قرار ملاقات" کليک کنيد. آيکون رويداد شما در آن کادر تغيير خواهد کرد. روي صفحه رويداد کليک کنيد و پيوندي براي "صفحه قرار‌هاي اين تقويم" را مشاهده کنيد. روي آن کليک کرده تا يک نسخه وب تقسيم شده از تقويم قابل اشتراک خود را مشاهده خواهيد کرد. اينجاست که ديگران مي‌توانند زمان وقت آزاد شما را بدانند. ۹- Google Hangout را به يک رويداد اضافه کنيد اگر برخي از شرکت کنندگان در جلسه شما از راه دور به شما مي‌پيوندند، آن‌ها را با يک کنفرانس ويديويي توسط Google Hangout Meet به هم وصل کنيد. يک رويداد ايجاد گرده و روي گزينه‌هاي بيشتر کليک کنيد. در زير افزودن کنفرانس، افزودن جلسات ملاقات را انتخاب کنيد. با اين کار، URL تماس ويديويي ايجاد مي‌شود. اگر شما يک سرويس VOIP متفاوت را ترجيح مي‌دهيد، تقويم گوگل نيز با RingCentral، Vonage، Webex و چند برنامه ديگر سازگار است. آن‌ها را به فهرست افزودني‌ها اضافه کنيد. ۱۰- تعطيلات و ساير اطلاعات مفيد را اضافه کنيد آيا مي‌خواهيد هر تعطيلات بزرگ و جزئي، تعطيلات ملي در ساير کشورها، يا زمان بازي بعدي تيم مورد علاقه خود را بدانيد؟ براي افزودن اين جزئيات به تقويم خود، روي آيکن چرخ دنده کليک کرده و تنظيمات را انتخاب کنيد. در قسمت General در سمت چپ، گزينه Add Calendars را انتخاب کرده و روي تقويم‌هايي که مي‌خواهيد وارد کنيد، کليک کنيد (براي پيش نمايش روي نماد چشم کليک کنيد). پس از تاييد کردن، آن را در بخش تقويم‌هاي ديگر وارد کنيد. در کانال آي‌تي و ™CanaleIT هم کلي عکس و ويدئوي دسته اول و جذاب داريم