۷ نکته برای افزایش بهره وری در زمان دورکاری کرونا

بازده

بروزرسانی 1399/05/13 - 15:00

۷ نکته برای افزایش بهره وری در زمان دورکاری کرونا

بازده/ آيا هنگامي که کارمندان داخل خانه‌شان کار مي‌کنند – يعني به اصطلاح دورکاري مي‌کنند، بهره‌وري‌شان بيش‌تر مي‌شود؟ در اين نوشتار ۷ نکته براي افزايش بهره وري در زمان دورکاري کرونا آمده است.

همه‌گيري کوويد ۱۹ که اين روزها جهان را گرفتار خود کرده، امکان انجام کارها را از داخل خانه پررنگ‌تر ساخته است. نقش‌هاي سنتي سازماني هميشه کارمندان را به اجبار در محيط کار نگه مي‌دارند، ولي آيا بهره‌وري‌مان در خانه بيش‌تر خواهد بود؟‌

امروزه، بيماري کرونا امکان کار کردن را از خانه، بيش از پيش، برجسته کرده است. با اين‌که از سال‌ها قبل، آدم‌هايي که به اصطلاح به آن‌ها خانه به دوش ديجيتالي (ديجيتال نومد) گفته مي‌شود، همواره به دورکاري مشغول بوده‌اند، نقش‌هاي سنتي در سازمان‌ها هميشه آدم‌ها را به کار کردن داخل دفتر يا شرکت محدود کرده‌اند.

با وجود اين، با توجه به شرايطي که آدم‌ها را مجبور به خانه‌نشيني کرده است، بسياري از کارفرمايان مجبور شده‌اند تغييراتي در رويه‌ي کاري‌شان اعمال کنند تا براي اعضاي گروه‌شان اين امکان به وجود بيايد که از داخل خانه‌شان به کارها رسيدگي کنند – يعني دورکاري کنند. طبق نتايج مطالعه‌اي که در موسسه‌ي گت‌ابسترکت به عمل آمد، ۴۳ درصد از آمريکايي‌ها ترجيح مي‌دهند حتي پس از پايان بحران کرونا نيز هم‌چنان به دورکاري ادامه دهند.

با وجود اين، لازم است درباره‌ي يک پرسش مهم به تحقيقات بيش‌تري بپردازيم؛ آيا داخل خانه بهره‌وري‌مان بيش‌تر خواهد بود؟

افزايش بهره وري در زمان دورکاري کرونا
تفاوت‌هاي حرفه‌اي و رواني ميان خانه و دفتر (محل کار)
همه‌ي ما تاکنون تصاوير ويدئويي مربوط به جلسات کاري مجازي را که در بستر ارتباط تصويري زوم برگزار مي‌شوند، مشاهده کرده‌ايم؛‌ در بسياري از اين جلسات، اعضاي گروه با لباس خانه شرکت مي‌کنند يا هر از گاهي کودکان از پشت سر اعضاي گروه عبور مي‌کنند. نمي‌توان انکار کرد که تفاوت بسياري ميان فضاي خانه و محيط کار وجود دارد. با وجود اين، اين طرز فکر فقط ناشي از مشاهدات سطحي است؛ ولي اين مسئله ارزش انجام تحقيقات بيش‌تر را دارد.

طبق نتايج يک نظرسنجي در شرکت بافر، ۹۹ درصد از کارکنان دست‌کم گاهي اوقات ترجيح مي‌دهند وظايف‌شان را به صورت دورکاري انجام دهند، و ۴۰ درصد از دورکاران معتقدند، بزرگ‌ترين مزيت دورکاري برنامه‌ي زماني انعطاف پذير آن است. با وجود اين، چالش‌هايي نيز وجود دارند: ۲۲ درصد از شرکت کنندگان در اين نظرسنجي با برقراري تعادل سالم ميان کار و زندگي‌شان در شرايط دورکاري دچار مشکل هستند، ۱۹ درصد از آن‌ها نيز در اين شرايط احساس تنهايي مي‌کنند.

هم‌چنين، ايجاد زمان مشخص براي فراغت از کار نيز در شرايط دورکاري مي‌تواند مشکل‌ساز باشد؛ هم‌چنان که به گفته‌ي ۴۳ درصد از دورکاران، آن‌ها در سال فقط ۱۰ الي ۱۵ روز مي‌توانند به طور کامل کارشان را کنار بگذارند – و از فضاي کار دور شوند.

در شرايطي که شايد اعضاي گروه‌تان حتي وجود يک آبسردکن را در محيط کار به عنوان عاملي براي بر هم زدن تمرکزشان معرفي مي‌کنند، به احتمال زياد، در فضاي خانه، عوامل بيش‌تري براي بر هم زدن تمرکز آن‌ها وجود خواهد داشت. به علاوه، از آن‌جا که آدم‌هاي دورکار از محيط کار خود جدا نمي‌شوند، و حتي ممکن است در برخي مشاغل، همکاران در مناطق زماني مختلفي مشغول کار باشند، کارکنان احتمالا مجبور هستند مدت زمان بيش‌تري کار کنند يا زمان استراحت کوتاه‌تري داشته باشند؛ اين مسئله نيز مي‌تواند به افزايش سطح استرس آدم‌هاي دورکار منجر شود.

از سويي ديگر، آدم‌هاي دورکار از برنامه‌ي زماني انعطاف پذيري بهره‌مند مي‌شوند؛ اين مسئله مي‌تواند عادت به غيبت کاري بدون عذر موجه را برطرف کند، و هم‌چنين، هزينه‌هاي رفت و آمد به محل کار را نيز از بين ببرد. آدم‌هاي دورکار براي رسيدگي به امور شخصي‌شان ديگر مجبور نمي‌شوند دائما درخواست مرخصي کنند.

اثر دورکاري يا کار در خانه بر ميزان بهره‌وري
علي‌رغم وجود برخي مشکلات بالقوه‌ي ناشي از تفاوت‌هاي حرفه‌اي و رواني ميان محيط کار و خانه، دورکاري از لحاظ ميزان بهره‌وري داراي برخي فوايد است. طبق نتايج يک نظرسنجي در شرکت ايرتسکر، آدم‌هاي دورکار از بهره‌وري بيش‌تري برخوردار هستند. آدم‌هاي دورکار، علاوه بر آن‌که مجبور نيستند روزي دو بار مسافت ميان خانه و محل کارشان را طي کنند، معمولا در طول روزهاي کاري‌شان در مقايسه با ساير کارکنان زمان کم‌تري را از دست مي‌دهند.

آدم‌هايي که داخل دفتر (يا به طور کلي، محل کار) کار مي‌کنند، خارج از زمان ناهار و ساير اوقات استراحت معمول در طول روز، به طور ميانگين ۳۷ دقيقه را از دست مي‌دهند؛ در حالي‌که اين مدت زمان براي آدم‌هاي دورکار ۲۷ دقيقه است. هم‌چنين، پژوهشگران با بررسي ميزان حرکات موس يا مدت زمان فعاليت صفحه‌ي نمايش به اين موضوع پي بردند که درصد زمان عدم فعاليت براي آدم‌هاي دورکار ۳۹ درصد و براي آدم‌هايي که داخل دفتر کار مي‌کنند، ۵۶ درصد بوده است. بنابراين، با اين‌که آدم‌هاي دورکار ممکن است با عوامل منحرف کننده‌ي بيش‌تري دست و پنجه نرم کنند، آن‌ها معمولا هنگامي که مشغول به کار مي‌شوند، ميزان بهره‌وري بيش‌تري از خود به نمايش مي‌گذارند.

طبق نتايج مطالعه‌اي در دانشگاه استنفورد، ميزان بهره‌وري آدم‌هاي دورکار حدودا ۱۳ درصد بيش‌تر از آدم‌هايي است که در محل کارشان به انجام وظايف خود مشغول هستند. ميزان بهره‌وري دورکاران در ساير مطالعات نيز بيش‌تر بوده است. براي مثال، طي يک نظرسنجي که در موسسه‌ي بيمه‌ي کانادا لايف به عمل آمد، ميزان بهره‌وري آدم‌هاي دورکار ۷.۷ از ۱۰ اعلام شد، در حالي‌که ميزان بهره‌وري آدم‌هايي که در محيط فعاليت مي‌کردند، ۶.۵ از ۱۰ بود.

از آن‌جا که آدم‌هاي دورکار مجبور نيستند در محيط شلوغ کار کنند و ملاقات‌هاي غير ضروري و اتفاقي نيز باعث به هم خوردن تمرکزشان نمي‌شود، به نظر مي‌رسد همين دو عامل باعث افزايش بهره‌وري در آن‌ها بشوند. به علاوه، از آن‌جا که آدم‌هاي دورکار استرس رفت و آمد از خانه به محل کار را ندارند، قادر هستند تمرکز بيش‌تري بر کار خود داشته باشند؛ زيرا مجبور نيستند زماني را به آرام شدن و رفع استرس ناشي از ساعات شلوغي هنگام صبح اختصاص دهند.

اين روزها کاملا در بلاتکليفي و ترديد مي‌گذرند. با توجه به اين‌که برخي نقاط از جهان هم‌چنان مجبور به خانه‌نشيني هستند، اقتصاد جهاني متوقف شده است، و محدوديت‌هاي مختلفي در بسياري از کشورهاي جهان ايجاد شده‌اند، بسياري از کارمندان هم‌چنان سعي مي‌کنند با انجام کارها از خانه به صورت دورکاري مشکلات موجود را به حداقل برسانند. با اين‌که دورکاري ممکن است فوايد و معايب مختلفي داشته باشد، در اين دوران بلاتکليفي مي‌تواند ساختار مناسبي براي انجام کار ايجاد کند.

به علاوه، با توجه به فشارهاي مالي ناشي از اين همه‌گيري، صاحبان کسب و کار اين فرصت را به دست مي‌آورند که با فرستادن بخشي يا تمام اعضاي گروه‌شان به خانه و انجام کارها به صورت دورکاري مقداري از هزينه‌هاي‌شان را کاهش دهند. با اين‌که سازمان‌دهي و ايجاد برخي هماهنگي‌ها براي انجام کارها به صورت دورکاري مقداري هزينه در بر خواهد داشت، کسب و کار‌ها مي‌توانند در برخي از مخارج‌شان مانند هزينه‌هاي اجاره، خدمات نظافت، و حتي تهيه‌ي غذا صرفه‌جويي کنند.

در حقيقت، طبق نتايج به دست‌ آمده از نظرسنجي‌هاي اخير در موسسه‌ي گارنتر، از هر ۴ مدير مالي، ۳ نفر ترجيح مي‌دهند پس از پايان بحران کرونا، بيش از ۵ درصد از کارکنان فعلي‌شان را براي هميشه به دورکاري بفرستند. به نظر مي‌رسد، دورکاري و انجام کارها از خانه قرار است به يک سنت تبديل شود.

خوشبختانه، روش‌هايي وجود دارند که با استفاده از آن‌ها، شما و کارمندان‌تان مي‌توانيد بهره‌وري‌تان را هنگام دورکاري افزايش دهيد و در عين حال، تعادل سالمي ميان کار و زندگي ايجاد کنيد.

۱. ايجاد يک برنامه‌ي زماني
کار کردن در خانه قطعا باعث افزايش انعطاف پذيري‌تان مي‌شود؛ ولي انعطاف پذيري بيش از اندازه مي‌تواند بهره‌وري‌تان را کاهش دهد. ايجاد يک برنامه‌ي زماني براي خود – و براي کارمندان‌تان – که با استفاده از آن بتوانيد بيش‌تر روزها را به کار مشغول باشيد، بسيار با اهميت است.

هر آدمي به ايجاد يک برنامه‌ي روزانه نياز دارند که با شرايط کار و زندگي وي کاملا متناسب باشد. بهتر است در طراحي اين برنامه‌ي زماني، بر ساعات کاري تمرکز داشته باشيد، و ساعات استراحت را از ساعات کار جدا کنيد. کارمندان‌تان را به ايجاد يک برنامه‌ي منظم و دقيق براي صبحگاه – درست مثل آن‌چه هنگام حضور در محل کار انجام مي‌دادند – ترغيب کنيد. برنامه‌ي صبحگاه به آدم‌ها کمک مي‌کند نگرش‌شان را به گونه‌اي اصلاح کنند که گويي براي رفتن به محل کار آماده مي‌شوند.

۲. تعيين اولويت‌ها
از آن‌جا که در روش دورکاري، ديگر هيچ سرپرست و ناظري بالاي سر کارکنان حضور ندارد، آن‌ها بايد در جريان کار به اندازه‌ي کافي مسئوليت پذيري به خرج بدهند. کارکنان‌تان را ترغيب کنيد براي وظايف‌شان اولويت‌بندي کنند؛ به اين ترتيب، از انجام تمام وظايف در طول ساعات کاري، و عدم گسترش ساعات کاري به زمان استراحت‌شان اطمينان حاصل خواهند کرد.

بسياري از آدم‌هايي که به دورکاري مشغول هستند، از کارهايي که بايد انجام دهند يک فهرست درست مي‌کنند، يا کارهاي‌شان را به عناوين ضروري، مهم، غير ضروري، و کم اهميت اولويت‌بندي مي‌کنند. اين کار به آدم‌هاي دورکار کمک مي‌کند بر وظايف مهم و ضروري تمرکز کنند و با انجام کارهاي آسان و کم اهميت، کارهاي‌ مهم‌شان را به تعويق نيندازند.

فارغ از آن‌که کارمندان‌تان از چه ابزار و روشي براي اولويت‌بندي استفاده مي‌کنند، بايد از اين مسئله اطمينان حاصل کنند که در طول ساعاتي که به انجام وظايف‌شان اختصاص مي‌دهند، همواره اولويت‌بندي را رعايت کنند تا شما به عنوان کارفرماي‌شان مجبور نباشيد دائما به آن‌ها تذکر دهيد، و در بدترين حالت، با آن‌ها قطع همکاري کنيد.

۳. به حداقل رساندن عواملي که باعث به هم خوردن تمرکز مي‌شوند
به حداکثر رساندن بهره‌وري يعني انجام بيش‌ترين کارها در يک زمان مشخص (ساعات کاري). بنابراين، به حداقل رساندن عواملي که باعث به هم خوردن تمرکز مي‌شوند، از اهميت بالايي برخوردار است. در طول جلسات حضوري هفتگي‌تان، از کارمندان‌ بخواهيد فهرستي از کارهاي اضافه و خارج از برنامه‌‌شان را در طول روز تهيه کنند؛ درباره‌ي اين کارها و عواملي که باعث به هم خوردن تمرکزشان مي‌شوند، و روش‌هايي که به برطرف کردن موانع حفظ تمرکز به آن‌ها کمک مي‌کنند، صحبت کنيد. ابزارهايي وجود دارند که به حفظ تمرکز آدم‌ها کمک مي‌کنند، از جمله دستگاه‌هاي پخش کننده‌ي نويز يا صداي سفيد؛ ولي بايد از استراتژي‌هايي استفاده کنيد که مناسب شرايط زندگي و علايق هر يک از کارمندان‌تان باشند.

۴. ايجاد يک فضاي کار راحت
هيچ کس در صورتي که احساس ناراحتي و استرس کند، نمي‌تواند بهره‌وري داشته باشد. ايجاد يک فضاي کار راحت داخل خانه يا هر جاي ديگري که مي‌خواهيد در آن‌جا به دورکاري بپردازيد، از اهميت بالايي برخوردار است. به شکل ايده‌آل، فضاي کارتان بايد آرام‌ترين و راحت‌ترين نقطه‌ي خانه باشد، ولي حتي اگر تصميم داريد روي ميز آشپزخانه به انجام کارهاي‌تان بپردازيد، به يک فضاي راحت براي نشستن نياز داريد. صفحه‌ نمايش رايانه‌تان بايد دقيقا هم‌سطح چشم‌هاي‌تان باشد؛ هم‌چنين، صندلي‌تان بايد به اندازه‌ي کافي راحت و سالم باشد. به خاطر بسپاريد، از جلسات حضوري هفتگي‌تان به عنوان فرصتي استفاده کنيد براي پرسيدن سوالاتي درباره‌ي فضاي کار کارمندان‌تان در خانه و اين‌که آيا شما مي‌توانيد براي بهبود فضاي کار آن‌ها، اقدامي انجام دهيد يا خير.

۵. تعيين حد و مرز
هنگامي که به دورکاري عادت مي‌کنيد، به راحتي ممکن است غرق کار شويد، و خودتان را در معرض خطر فرسودگي و خستگي شديد قرار دهيد. براي محافظت از سلامتي‌ و حفظ تعادل پايدار ميان کار و زندگي بايد حد و مرزهايي براي خود مشخص کنيد.

علاوه بر ايجاد يک فضاي کار در محيط خانه، بايد زمان مشخصي را در طول روز به کار اختصاص دهيد. بهتر است زماني براي شروع کار و پايان کار تعيين کنيد؛ به اين ترتيب، شما و ساير اعضاي گروه‌تان مي‌توانيد به اندازه‌ي کافي زمان براي استراحت و فراغت از کار داشته باشيد. پژوهش‌ها نشان داده‌اند، استراحت يکي از جنبه‌هاي مهم براي افزايش بهره‌وري است. همه‌ي اعضاي گروه‌تان به زماني براي فراغت از کار و يک استراحت واقعي نياز دارند.

۶. انجام فعاليت‌هاي بدني
هم‌چنين، افزودن فعاليت‌هاي بدني و ورزشي به برنامه‌ي روزانه‌تان نيز از اهميت بالايي برخوردار است. شما ديگر از ايستگاه اتوبوس يا محل پارک خودروي‌تان تا محل کار پياده‌روي نمي‌کنيد، يا اين‌که براي خوردن ناهار با پاي پياده سمت رستوران يا ساندويچي اطراف ساختمان محل کارتان نمي‌رويد، بلکه به يک آدم تنبل و کم تحرک تبديل شده‌ايد؛ از اين رو، انجام فعاليت‌هاي بدني علي‌رغم شرايط دشوار و زمان اندک، از اهميت بالايي برخوردار است. خواه اين فعاليت ورزشي در حد انجام حرکات کششي در وقت استراحت باشد، خواه دوچرخه‌سواري ثابت، يا پياده‌روي در خارج از خانه، انجام فعاليت‌هاي بدني براي حفظ سلامتي و افزايش بهره‌وري‌تان بسيار ضروري است. کارمندان‌تان را تشويق کنيد هر از گاهي دست از کار بکشند و در همان زمان کوتاه، يا قبل يا بعد از ساعات کاري‌شان به انجام برخي فعاليت‌هاي بدني بپردازند.

۷. استفاده‌ي بهينه از زماني که براي‌تان صرفه‌جويي شده است
وقتي دورکاري مي‌کنيد، ديگر نياز نداريد مدت طولاني در مسير رفت و آمد بين خانه و محل کارتان باشيد؛ اين زمان که ممکن است يک ساعت يا حتي چند ساعت باشد، اکنون ديگر براي خودتان است. مي‌توانيد زماني را که براي‌تان صرفه‌جويي شده است، به خودتان اختصاص دهيد. انجام برخي فعاليت‌هاي هدفمند و مفيد نظير مطالعه يا حرکات کششي سبک مي‌تواند از لحاظ رواني کمک‌تان کند حد و مرز مشخصي ميان ساعات کاري و ساعات غير کاري زندگي‌تان ايجاد کنيد.

نتيجه‌گيري
همان‌طور که مشاهده کرده‌ايد، با اين‌که دورکاري يا کار از خانه چالش‌هايي به همراه دارد، مي‌تواند به شما و کارمندان‌تان کمک کند، بهره‌وري‌تان را افزايش دهيد. با اين‌که هم کارفرما و هم کارمند بايد به دنبال روش‌هاي بهينه براي ايجاد فضاي کار در خانه و نحوه‌ي انجام وظايف کاري‌شان باشند، هنگامي که به صورت دورکاري مشغول به کار شوند، متوجه خواهند شد به عملکرد بهتري رسيده‌اند و به دليل وجود يک برنامه‌ي زماني جديد و انعطاف پذير، با استرس کم‌تري مواجه خواهند بود.