سوالات اشتباه در جلسه کاری که باید جایگزین شوند

دينو/ ممکن است به عنوان يک مدير ندانيد چرا جلسات شما جو سنگين و ناخوشايندي پيدا مي‌کنند و کارمندان شما نسبت به حضور در آن‌ها بي‌ميل هستند. همچنين احتمال دارد در پايان جلسه به نتايج دلخواهي نرسيد و پاسخ مناسبي دريافت نکنيد. اگر شما نيز جزو اين دسته از افراد هستيد، اين مطلب براي شما است. بايد بگوييم که مشکل شما استفاده از جملات اشتباه براي شروع و ادامه يک مکالمه است. در ادامه همراه دينو باشيد تا از سوالات اشتباه براي آغاز گفتگو در يک جلسه کاري که بايد جايگزين شوند، مطلع شويد و روابط فردي و کاري خود را بهبود ببخشيد.
 
سوالات اشتباه براي آغاز گفتگو
شما به عنوان يک مدير در هر بخشي از پروژه‌هاي کاري، نياز داريد تا از روند فعاليت زيردستان خود به خوبي مطلع شويد و نسبت به شرايط موجود به تصوير روشني برسيد. بنابراين با استفاده از جلسات مختلف مي‌توانيد از وضعيت کاري خود آگاه شويد. بايد در نظر داشته باشيد که نکته مهم در اين باره، کيفيت برگزاري جلسات شما و نه تعداد آن‌ها است. شما بايد بتوانيد در هر ديدار، به طور کامل اطلاعات مورد نياز خود را به دست آوريد و ارتباط درستي با کارمندانتان برقرار کنيد. با توجه به اين موضوع شما بايد سعي کنيد از سوالات روزمره‌اي که به آن‌ها تکيه داريد، دوري کنيد. اين گونه پرسش‌ها ممکن است براي دفعات اول موثر باشند؛ اما، بعد از گذشت زمان و تکرار مداوم‌شان، اثربخشي خود را از دست خواهند داد. بايد از جملاتي استفاده کنيد که مخاطب شما متوجه شود واقعا به جواب دقيق اهميت مي‌دهيد.
در اين بخش چند نمونه از متداول‌ترين سوالات اشتباه براي آغاز گفتگو در جلسات کاري را براي شما مشخص مي‌کنيم تا با پرهيز از به کار گيري آن‌ها، مکالمه مفيدي داشته باشيد و شرايط کاري خود را بهبود ببخشيد. اين سوالات را در ادامه بخوانيد:

1. اوضاع چطور است؟
اين جمله شايد در ظاهر روشي مناسب براي شکستن يخ مخاطب و آغاز يک جلسه منفرد باشد؛ با اين حال، بسيار غيرمعمول است که شما پاسخ ديگري به جز «خوب» يا «قابل قبول» دريافت کنيد. چرا که اين گفتگو معمولا در همان جا متوقف مي‌شود و ارتباط شما از بين خواهد رفت. دليل اصلي چنين موضوعي اين است که جمله «اوضاع چطور است؟» به سلام و احوالپرسي ناخودآگاه در زندگي روزمره ما تبديل شده و بنابراين، پاسخ ما به آن نيز به همان صورت خودکار تعريف مي‌شود.

سوال جايگزين چيست؟
اگر به دنبال يک راه عادي و ساده براي شروع گفتگو هستيد، بهتر است بپرسيد: «زندگي چگونه است؟». شايد در ظاهر تفاوت بزرگي وجود نداشته باشد؛ اما، تفاوت بزرگي در نتيجه شما ايجاد مي‌شود. اين سوال جايگزين به مخاطب شما اجازه مي‌دهد تا شخصي‌تر در مورد زندگي خود صحبت کند. درباره آن چه که آخر هفته انجام داده، شرايط زندگي خانواده خود، نحوه پيش بردن پروژه شخصي، چگونگي مديريت زمان و مواردي اين چنيني با جزييات بيشتر.

2. چه خبر؟
پرسيدن اين سوال مي‌تواند وسوسه انگيز باشد تا بخواهيد توسط آن مکالمه خود را ادامه دهيد. با اين حال به خاطر داشته باشيد که اين مورد، هدف برگزاري جلسه شما را خدشه‌دار مي‌کند. شما گزارشگر نيستيد و اين سوال نيز يک ابزار پاسخگويي نيست. جلسه شما يکي از تنها راه‌هايي است که بايد براي درک شرايط تيم خود از آن استفاده کنيد، پس نبايد آن را هدر بدهيد. شما قصد داريد با پرسيدن اين سوال به فهرستي از اتفاقات و مسائل موجود در محيط کار برسيد. مواردي مانند: مشکلات مشتري، مشکلات پيش‌بيني نشده محصول، پويايي تيم، نااميدي شخصي ناگفته و مواردي اين چنين که با «چه خبر؟» به آن نخواهيد رسيد. بهتر است کمي دقيق‌تر بپرسيد.

سوال جايگزين چيست؟

به جاي اين که بخواهيد به يک اطلاع کلي از شرايط کاري خود برسيد، درباره ويژگي‌هاي خاص محيط سوال کنيد. به ياد داشته باشيد که بينش دقيق هميشه براي شما مفيد است تا بتوانيد تصوير دقيقي از مسائل احتمالي تيم خود ايجاد نماييد. به نمونه‌هاي زير توجه کنيد:

آخرين وضعيت پروژه X چگونه است؟
آيا مي‌توانيد در مورد آن چه که تا کنون از کار کردن روي پروژه X دريافت کرده‌ايد، بگوييد؟
مشکلات جدي مطرح در پروژه X چه مواردي هستند؟
در کدام بخش از پروژه X احساس نياز به پشتيباني بيشتري داريد؟

3. چطور مي‌توانم به شما کمک کنم؟
نيت اين سوال بسيار خوب است. شما مي‌خواهيد کمک کنيد و شرايط را بهبود ببخشيد. همچنين قصد داريد روش‌هاي را که مي‌توانيد به کمک آن‌ها به موفقيت برسيد را بشناسيد. با اين وجود، چنين سوالي بدترين راه ممکن براي دريافت پاسخ مناسب است. به اين دليل که باعث مي‌شود مخاطب شما تمام تلاش خود را براي پاسخ به آن انجام دهد در حالي که دريافت پاسخ دقيق از اين سوال بسيار دشوار است. شما عموما در جواب با جملاتي مانند: «در حال حاضر مورد خاصي به ذهنم نمي‌رسد.» يا «فعلا نيازي به انجام کار خاصي نيست.» روبرو شويد. در نهايت نيز پاسخ مبهمي که شامل موارد کلي است دريافت خواهيد کرد.

سوال جايگزين چيست؟

کاري را که فکر مي‌کنيد مي‌تواند کمک کننده باشد، پيشنهاد داده و سپس بپرسيد که نظر مخاطب شما در اين باره چيست؟ به عنوان مثال مي‌توانيد بگوييد: «من فکر مي‌کنم بيش از حد درگير پروژه فعلي هستم و تصميم دارم به مدت دو هفته فاصله بگيرم و برنامه ديگري را دنبال کنم، شما درباره ايده من چه فکر مي‌کنيد؟». شما با هدف قرار دادن آن چه که پيشنهاد مي‌کنيد، مي‌توانيد شرايط پشتيباني افراد از جزييات آن را دقيق‌تر کنيد.

4. چگونه مي‌توانيم پيشرفت کنيم؟
اين مبهم‌ترين سوالي است که مي‌توانيد بپرسيد. مشکل چنين سوال مبهمي اين است که پاسخي مبهم را به دنبال دارد. شما بايد براي رسيدن به پاسخ مورد نظرتان، به شخص مقابل خود جزئيات دقيقي ارائه دهيد. براي مثال اگر از يک کارمند بپرسيد که چگونه مي‌توانم پيشرفت کنم، او حتما با خود فکر خواهد کرد که سوال شما از چه جنبه‌اي مطرح شده است. از ديدگاه توسعه تجارت؟ چشم‌انداز بازاريابي؟ چشم‌انداز مديريتي؟ و ابهاماتي اين چنين که باعث مي‌شود در نهايت نتواند پاسخ درستي به شما بدهد. در اين حالت مي‌توان گفت چيزي در حدود 90 درصد از مواقع، شما پاسخي يکسان و با مضمون «شما در حال حاضر مشکلي نداريد» دريافت خواهيد کرد.

سوال جايگزين چيست؟

به جاي استفاده از سوالات عمومي به صورت پيش‌فرض، تلاش‌هاي خود را روي موارد خاص متمرکز کنيد. بايد بدانيد که هر چه سوال شما خاص‌تر باشد، پاسخ دقيق‌تري دريافت خواهيد کرد. به مثال‌هاي زير توجه کنيد:

به نظر شما دليل اصلي ضعف ما در حوزه تجارت چيست؟
فکر مي‌کنيد در کدام بخش از کار خود دچار مشکل هستيم؟
برتري ما نسبت به شرکت‌هاي ديگر چيست؟
شما براي عبور از شرايط فعلي چه پيشنهادي داريد؟
نتيجه سوالات اشتباه براي آغاز گفتگو
در نهايت بايد بدانيد که اين سوالات هستند که مسير جلسات کاري شما را تعيين مي‌کنند. سعي کنيد سوالات متفکرانه و صادقانه بپرسيد. تنها در اين صورت است که پاسخ‌هاي درستي دريافت خواهيد کرد. نظر شما درباره سوالات اشتباه براي آغاز گفتگو چيست؟ آيا موارد ديگري براي بهبود مکالمه‌هاي کاري در جلسات سراغ داريد؟ ديدگاه‌ها و پيشنهادات خود در اين زمينه را با ما و مديران  به اشتراک بگذاريد.

---

بازار

---

به پيج اينستاگرامي «آخرين خبر» بپيونديد
instagram.com/akharinkhabar