چگونه مدیریت زمان انجام دهیم؟

روزياتو

بروزرسانی 1399/06/22 - 20:38

روزياتو/ مديريت زمان (Time Management)، يکي از اصول مهم در برنامه ريزي و سازماندهي در کارهاي روزمره تا سازماني است. هيچ موفقيتي بدون در نظر گرفتن فاکتور زمان و مديريت بهينه آن، عملي نيست. اگر قرار باشد شما پس از ۳۰ سال، زباني غير از زبان مادري را فرا بگيريد، اين يعني مديريت زمان در آموزش و يادگيري شما، تاثير نداشته و شما از ده ها فرصت ديگر (مثل يادگيري ساير زبان ها)، محروم شديد.

مديريت زمان در عصر کرونا و پسا کرونا که شما مجبور هستيد بخشي از فعاليت هاي کاري خود را در خانه و به صورت دورکاري انجام دهيد، اهميت بسياري دارد.

مديريت زمان، موضوع مهمي در کسب و کار به خصوص سرمايه گذاري در بازار بورس است. براي موفقيت و به نتيجه رسيدن بعضي از کارها، بايد خيلي صبور بود. بايد منطقي، صبر کرد و شجاعانه زمان بندي کرد. افرادي که براي کوتاه مدت، ميان مدت و بلند مدت خود، برنامه، هدف و آرمان دارند، معمولا زندگي شاد و اميدوارانه و موفق تري را به نسبت افرادي که بي برنامه هستند، تجربه مي کنند.

کتاب هاي زيادي درباره مديريت زمان نوشته شده است. در اين گفتار، مديريت زمان از نگاه ديويد لوئيس را مرور مي کنيم.

مديريت فردي: کليد مديريت زمان

زماني که از دست مي دهيم، هرگز بازگشت پذير نيست. زمان،طلا است. اين عبارت: TIME IS GOLD را احتمالا مثل عبارت:FAKE IT TO MAKE IT و NEVER SAY NEVER، بارها شنيده ايد. زمان، طلا است. تنها دارايي شما، که با هيچ چيز قابل قياس نيست و هيچ چيز، ارزش آن را ندارد. قدر زمان را افرادي که زمان را از دست داده اند، مي فهمند. نقل است که قدر زمان را ، نايب قهرمان المپيک، خيلي خوب درک ميکند.

مديريت زمان، خيلي هم امکان پذير نيست. مديريت زمان، در واقع مديريت فردي است. نگرش هاي ذهنبي منفي خصوصا در ما، سد هايي براي دستيابي به آن ايجاد مي کند. هر کسي مي تواند در هر سني،سازمان دادن و اداره کردن وقت خود را ياد بگيريد. تنها چيزي که به آن نياز داريم، قبول تغييراتي است که در زندگي وجود دارد.

تنها را کسب بازده بيشتر، صرفا سخت تر کار کردن نيست. بعضي از کساني که خيلي کار مي کنند، بد ترين مديران زمان هستند. معمولا کارايي کمي دارند و کيفيت کار خوبي ندارند. اين که شما فکر کنيد که در طول روز، از يک سطح بازدهي و کارآيي برخوردار هستيد، تصور اشتباهي است. سوئد، کشوري است که تلاش دارد تا ساعت کاري رسمي را از ۶ ساعت در روز هم کاهش دهد.

اين تصور که تفويض اختيار، بزرگ ترين راه صرفه جويي در وقت خواهد بود نيز غلط است.

ارزيابي از گذران وقت

اگر نتوانيد وقت خود را برنامه ريزي کنيد، هيچ چيز ديگري را هم نمي توانيد اداره کنيد. اين سخت استاد دکتر پيتر دراکر است. هميشه براي مديريت بهينه زمان، وقت طي شده را ارزيابي کنيد. چند بار کار شما قطع شد؟ چقدر طول کشيد؟ چقدر طول کشيد تا دوباره تمرکز کنيد؟

براي ارزيابي زمان از دست رفته، خيلي روي حافظه خود حساب نکنيد. مگر اين که واقعا يک استثنا باشيد. در غير اين صورت، فقط خاطره مبهمي از چگونگي گذران وقت خود در ذهن داريد. حتي اگر هم بسياري از چيزهايي که براي شما اتفاق افتاده است را به خاطر آوريد، باز هم ارزيابي شما از زمان، به مقدار زيادي ذهني است.

۴ اصل مديريت زمان

آبراهام لينکلن، شخصيت محبوب آمريکايي ها مي گويد که اگر ۹ ساعت براي قطع درختي وقت داشتم، ۶ ساعت آن را صرف تيز کردن تبر خود مي کردم.

هر گاه با کاري روبرو شديد که انجام دادن آن مدت زمان مشخصي طول مي کشد، قبل از اين که به هر گونه اقدامي دست بزنيد، کمي تامل کنيد. مي توانيد با طرح ۴ سوال از خود، مقدار قابل ملاحظه اي از وقت، نيرو و زحمت خود را صرفه جويي کنيد. بازدهي را ارتقا داده و فشار روحي را کم کنيد.

آيا لازم است حتما اين کار انجام شود؟
آيا من ملزم به انجام دادن اين کار هستم؟
آيا مي توانم اين کار را به تعويق بياندازم؟
آيا من بايد مستقيما اين کار را انجام دهم؟
محققان معتقد هستند که بعضي از امور وقت گير، بيش تر بر حسب عادت انجام مي شود تا براي بازدهي، اثربخشي يا سودآوري. اين گونه فعاليت ها، چنان با زندگي ما عجين شده است که هيچ کس فکر نمي کند که چرا آن ها را انجام مي دهد. يا ممکن است راه هاي بهتري براي دستيابي به نتايج مشابه داشته باشد. پارتو، محقق معروف ايتاليايي مي گويد که احتمالا ۸۰ درصد وقت مديران، صرف اموري مي شود که فقط ۲۰ درصد بازدهي دارد.

قدرت تاخير مثبت در مديريت زمان

بعضي از معامله گران در بازار بورس و هم چنين کاسبان حرفه اي در بازار معتقد هستند که اگر پاسخ فوري مي خواهي، جواب آن نه است. توماس جفرسون، از روساي جمهور آمريکا در نامه اي به جرج واشنگتن مي نويسد که تاخير بر خطا کردن، رجحان دارد. اگر او اين کلمات را در قرن بيستم که همه چيز با شتاب به پيش مي رود، مي نوشت، سومين رئيس جمهور آمريکا توانست اضافه کند: هم چنين بر اتلاف وقت.

با کند پيش رفتن،ممکن است بسياري از فرصت ها از دست برود. اما مواردي هم پيش مي آيد که بيش از حد سريع حرکت کردن، منجر به اشتباه کردن و از دست دادن زمان مي شود.

لازم است بين تاخير مثبت و منفي که غالبا به امروز و فردا کردن معروف است، تفاوت قائل شويم. يکي از عوامل متداول در به تاخير انداختن کارها، احساس ملامت وبيزاري است.همان طور که همه مي دانيم و حتما براي شما هم پيش آمده است، کارهايي وجود دارد که هر چند بسيار ضروري است، اما حتي از منتظر ماندن براي خشک شدن رنگ ديوار، نيز کسالت بار تر است.

از جمله کارهايي که به قول ديويد لوئيس، نويسنده کتاب مديريت زمان ، تاخير در آن ها خوب است، زماني است که کار کم ارزش تري را به خاطر کار پر ارزش تري، به تعويق مي اندازيم. اين يعني تاخير مثبت در مديريت زمان خود. لذا بايد مهارت هاي مديريت زمان خود را بهبود ببخشيم. پس ذهن انعطاف پذيري داشته باشيد. از بهترين زمان روز خود سود ببريد.

بيرون راندان غاصبان زمان

بنجامين فرانکلين مي گفت که آيا زندگي را دوست داريد؟ پس وقت خود را بر باد ندهيد ، زيرا زندگي از آن ساخته شده است. در هر هفته، هزاران ساعت پر ارزش توسط ۷ غاصب سنگدل زمان از شرکت هاي کوچک و بزرگ به يغما برده مي شود. هزينه اي دزدي، در روز روشن، سر به ميليون ها دلار مي زند. تازه تعداد کمي از مديران، متوجه اين غارت شده اند و تعداد کم تري گام هاي مثبت براي بيرون راندن اين تبهکاران از خانه خود برداشته اند.

نه گفتن، در مديريت زمان بسياري مهم است. زماني که ناخواسته نامعقول باشد، زماني که کار از اولويت کمتري برخوردار باشد. زماني که از مهارت و دانش کافي برخوردار نباشيم. زماني که عصباني يا ناراحت هستيد و لازم نيست کاري انجام دهيد.

پرهيز از مراجعين اتفاقي

تلفن ها در طول روز، از مواردي هستند که تمرکز افراد را قطع کرده و مديريت زمان را بر هم مي زند. روانشناسي ترکيب بندي دفتر کار در مديريت زمان تاثير دارد. چيدمان وسايل در اداره و محل کار و اتاق شما، تاثير زيادي در مديريت زمان خوب دارد. مراجعه کننده نيز بر اساس چيدمان دفتر، دقيق تر و بهتر سوال و درخواست خود را ارائه مي کند. بنابراين توصيه مي شود که براي مديريت زمان، چيدمان جلسات رسمي يا غير رسمي متفاوت باشد.

غاصبان وقت شما، گاها ارباب رجوع ها هستند. آن ها با بهانه نيمه موجه، وارد مي شوند تا ملاقات بدون وقت قبلي خود را آغاز کنند. ان ها از قسمت عمومي اتاق به منطقه خصوصي وارد مي شوند. مثلا چيزي را به شما نشان دهند. اين گاها از طرف همکاران شما هم در طول روز اتفاق مي افتد.

رد کردن مراجعين سر زده و ايجاد سدهاي فيزيکي که مراجعان الکي، نتوانند خيلي وقت شما را بگيرند، يکي از روش هاي مديريت زمان است.

درگير مکالمات تلفني نشويم

اگر از تلفن به درستي استفاده شود، يک وسيله صرفه جويي کننده زمان است. با تلفن، يا فاکس، بهتر از روش هاي ديگر، مي توان به سرعت با ديگران به روش موثر تر ارتباط برقرار کرد. اين وسيله شما را قادر مي سازد که با کساني تماس بگيريد که اگر مي خواستيد آن ها را ملاقات کنيد، بايد دست به سفر مي زديد. اشتباهات يا کج فهمي ها مي تواند با تلفن به سرعت بر طرف شود.

براي مديريت زمان صحيح، در مواقع خاصي از روز، از جواب دادن به تلفن صرفه نظر کنيد. هيچ اتفاقي نمي افتد. مگر اين که پزشک يا در اورژانس يا امور نظامي فعال باشيد که لحظه به لحظه شما مهم باشد. اين فرق دارد. اضطرابي که از يک تلفن دردسر آفرين حاصل مي شود، مي تواند وقت شما را تلف کند.

غلبه بر انتظار در مديريت زمان

زمينه ديگري که مردم قادر هستند که وقت شما را تلف کنند، منتظر نگه داشتن شما خواهد بود که به عوامل مختلفي بستگي دارد و لزوما تمام آن ها تحت کنترل شما نيست. در بازي قدرت، گرفتن وقت شما به عنوان يک سلاح به کار برده شده است. هر چه مقام فرد، بالا تر باشد، بيش تر قادر است وقت ديگران را تلف کند. در مقام بالا تر، اين شما هستيد که قرار ملاقات هاي خود را آن طور که براي شما راحت تر است، تعيين مي کنيد و هر گاه که لازم باشد، تا آن جا که ممکنم است مي توانيد افراد را منتظر نگهداريد.

گاها بازي انتظار نگهداشتن افراد، بازي قدرت است.