۴ روش برقراری ارتباط برای کاهش اضطراب در دوران بحران

بازده/ همين‌طور که بسياري از نقاط جهان در حال سازگار شدن و عادت کردن به آشفتگي‌هاي ناشي از همه‌گيري کوويد ۱۹ بودند، در سراسر جهان دچار همه‌گيري ديگري نيز شده‌ايم: مشکلات اجتماعي و سياسي، موضوعات پيچيده‌اي نظير نژادپرستي و مشکلات اقتصادي نيازمند تفکر و تعمق، و در نهايت، واکنش مناسب از جانب جامعه‌ي کسب و کاري است؛ هم‌چنان که طيف گسترده‌اي از واکنش‌ها را از جانب اقتصاددانان و بازرگانان شاهد بوده‌ايم. نيازهاي مصرف کنندگان نيز در حال تغيير هستند، و لازم است صاحبان کسب و کار در خصوص اقدامات و تلاش‌هاي‌شان جهت مقابله با اين همه‌گيري دوگانه، يعني جنبش‌هاي اجتماعي و بيماري کرونا، با يکديگر ارتباط مثبت برقرار کنند. در ادامه با ما همراه باشيد تا ۴ روش برقراري ارتباط براي کاهش اضطراب در دوران بحران را بدانيد.

کسب و کار‌ها در رابطه با برنامه‌هاي‌شان براي بازگشايي و تعطيلي مجدد فعاليت‌هاي خود با چالش‌هايي رو به رو هستند. هنجارهاي اجتماعي دائما در حال تغيير، و هم‌زمان، تعارضات در گفتمان سياسي در خصوص داده‌هاي متناقض از جانب منابع مختلف، در حال افزايش هستند. اين همه‌گيري دوگانه باعث شده است کسب و کار‌ها تغييرات عملياتي ضروري و در عين حال، غير منتظره‌اي را اعمال کنند. زمين در زير پاي‌مان در حال لرزيدن است.

صاحبان کسب و کار، کارمندان آن‌ها، و هم‌چنين، مشتريان‌شان دچار خستگي و فرسايش شده‌اند. به طور کلي، همه‌ي ما آرزوي برگشت به گذشته را داريم – به زماني که همه‌ چيز در وضعيت نرمال قرار داشت؛ ولي دقيقا از زمان‌بندي آن يا حتي امکان بازگشت کامل به آن دوران مطمئن نيستيم.

---

بازار

---

چه صاحب يک کسب و کار کوچک باشيد، چه يک کارآفرين يا مدير عامل يک سازمان بين‌المللي، نکته‌ي کليدي براي حفظ روابط قابل اعتماد ميان کارمندان، مشتريان، و جامعه‌اي که در آن به خدمت‌گزاري مشغول هستيد، داشتن مهارت‌هاي قوي در برقراري ارتباط است. برقراري ارتباط موثر شما را قادر مي‌سازد آشفتگي‌ها و طوفان‌ها را آرام کنيد، رفتارهاي انعطاف‌پذيري را در سطوح رهبري نشان دهيد، ارزش‌ها را تقويت کنيد، و هنجارهاي اجتماعي جديدي را بنا کنيد.

علوم رفتاري در خصوص چگونگي بهبود کيفيت روابط‌مان بينش مناسبي را در اختيار ما قرار مي‌دهند. شما به عنوان صاحب کسب و کار، اگر مي‌خواهيد آدم‌ها به شکل متفاوتي به شما واکنش نشان بدهند، بايد نحوه‌ي برقراري ارتباط‌تان را به شکل موثرتري ارزيابي کنيد.

در اين مقاله، به چهار روش براي برقراري ارتباط براي کاهش اضطراب به شکلي موثرتر اشاره مي‌کنيم:

۱. پيام‌تان را ساده‌تر کنيد
ما در جامعه‌اي زندگي مي‌کنيم که همه‌ي کارها به صورت مايکروويو در آن انجام مي‌شوند؛‌ دامنه‌ي توجه‌مان کوتاه است و لقمه‌هاي کوچک ولي پر مغز در دهان‌مان مي‌گذاريم. چرخه‌ي اخبار بيست و چهار ساعته هر روز به شکل برق و باد مي‌گذرند. از اين رو، سطح پيچيدگي پيام‌تان تاثير قابل ملاحظه‌اي بر پذيرش يا عدم پذيرش آن از سوي مخاطب مي‌گذارد. هميشه رک و مستقيم صحبت کنيد؛ از کاربرد اصطلاحات تخصصي و سخت پرهيز کنيد. اگر براي انجام کاري فراخوان داده‌ايد، درخواست‌تان را به طور واضح و مشخص بيان کنيد. اطلاعات مکتوب را به شکل بهينه‌اي به گونه‌اي سامان‌دهي کنيد که هر بخش آن‌ها مجزا و داراي يک عنوان باشد تا مخاطب بتواند به آساني آن را مطالعه کند. نکات کليدي را با استفاده از فونت برجسته علامت‌گذاري کنيد، براي تهيه‌ي فهرستي از اطلاعات از بولت استفاده کنيد، براي تاکيد بر اهميت برخي موضوعات، آن‌ها را تکرار کنيد. جهت اطمينان از ارائه‌ي شفاف و مشخص برخي محتواي مورد نظر، سعي کنيد از هشتگ‌ها به درستي استفاده کنيد.

۲. زمان مناسبي را براي برقراري ارتباط انتخاب کنيد
ارتباط موثر وقتي ايجاد مي‌شود که به موقع صورت گرفته باشد. برقراري ارتباط سريع و مکرر را به يک عادت تبديل کنيد. برقراري سريع ارتباط به شما امکان مي‌دهد آدم‌ها را به شکل آسان‌تري به سمت خود جذب کنيد و آن‌ها را به تعامل با خود ترغيب کنيد. برقراري ارتباط بيش از اندازه سريع و مکرر و برقراري ارتباط بيش از اندازه کند و کم دو سمت خطرناک اين طيف هستند.

برقراري ارتباط بيش از اندازه سريع بدون ارائه‌ي اطلاعات کافي مي‌تواند باعث ايجاد ترس، افزايش اضطراب، يا ايجاد بي‌‌علاقگي در ميان سهامداران شود. از سويي ديگر، برقراري ارتباط بيش از اندازه کند مي‌تواند فضايي را ايجاد کند که در برابر کينه‌ورزي، عدم اعتماد، و سردرگمي حقيقي آسيب‌پذير باشد.

اگر آدم‌ها بتوانند در انجام کاري تعامل کنند يا نقشي را به عهده بگيرند، بيش از پيش از برقراري يک ارتباط استقبال خواهند کرد. ايجاد سازوکاري براي مطرح کردن پرسش‌ها يا ارائه‌ي بازخوردها يکي از روش‌هاي ساده براي ايجاد تعامل بين کسب و کارتان و مشتريان است. شما مي‌توانيد با درگير کردن ذهن مخاطب، از همان ابتدا، در فرايند حل مشکلات، باعث افزايش اعتماد و شفافيت شويد. انجام اين اقدامات در قالب گفتگو، حتي در ميان انجمن‌ها و گروه‌ها، يکي بهترين روش‌ها براي افزايش سطح تعامل ميان کسب و کار‌تان و مشتري است.

فرايندهاي پيچيده يا پروژه‌هاي چند ساله را در مراحل کوچک‌تر و قابل مديريت تقسيم کنيد تا براي مخاطبان‌تان قابل درک‌ باشند. اگر درخواست‌ها يا فراخوان‌هاي‌تان را به شکل مختصر و مفيد به مخاطب ارائه دهيد، احتمال پذيرش آن‌ها – حتي در مورد چالش‌هاي سخت و در طول دوره‌هاي بلند مدت – از طرف مخاطب بيش‌تر خواهد بود.

۳. به گونه‌اي صحبت کنيد که مخاطب به سمت‌تان جذب شود
صاحبان کسب و کار نيز درست مانند مديران عامل در اين دوران مملو از بحران‌ها و تحولات اجتماعي بايد نقش رهبر را به خوبي ايفا کنند. ايفاي صحيح اين نقش نيازمند کمک به کارمندان و مشتريان براي رسيدن به درک بهتري از برخي مسائل پيچيده و آگاهي از نحوه‌ي تاثيرگذاري آن‌ها است.

در اين شرايط، روابطي واقعا موفق خواهند بود که بتوانند مخاطب را به سمت خود جذب کنند و چارچوبي را براي درک هر چيز ديگري که به همراه پيام اصلي براي مخاطب ارسال مي‌شود، ايجاد کنند. شرايطي را ايجاد کنيد که به سادگي بتوان گفتگوهاي گروهي را در خصوص رويدادهاي جاري، واقعيت‌هايي که در جهان واقعي پيش روي‌شان قرار دارند، و چگونگي تاثيرگذاري دائمي ميزان تعهد شرکت به ارزش‌هاي خود بر نحوه‌ي پاسخ‌دهي به آن به مخاطب برگزار کرد. اين يکي از بهترين راه‌ها براي هماهنگ کردن ذهن کارمندان و مشتريان‌تان است.

همه‌ي ما به طور روز افزون در برابر مشکلات ناشي از ناهماهنگي‌هاي شناختي قرار داريم که در اثر دريافت پيام‌هاي متناقض ايجاد مي‌شوند. (“‌ما متعهد مي‌شويم به سرعت کسب و کار‌مان را بازگشايي کنيم‌”‌ ولي “امنيت و سلامت مصرف کننده بايد در صدر اولويت‌هاي‌مان باشد.‌”‌) در نتيجه، مخاطبان به سادگي ممکن است ديگر حرف‌هاي‌تان را جدي نگيرند. شما مي‌توانيد با ارسال پيام‌هايي شفاف و دقيق خطر بالقوه‌ي ايجاد ناهماهنگي را کاهش دهيد: “‌ما متعهد هستيم خدمات‌مان را به بالاترين سطح امنيت و کارايي براي کارمندان و مشتريان‌مان برسانيم.‌”‌

۴. بدانيد هر يک از کلمات‌تان حائز اهميت است
کلمه‌ها قدرت دارند. حرف‌ها و کلمه‌هايي که رهبران به کار مي‌بندند مي‌توانند باعث پشتيباني مخاطب از فرهنگ و رفتار سازماني يا باعث سلب اعتماد وي شوند. مطالعات نشان داده‌اند، زبان بر رفتار آدم‌ها تاثير مي‌گذارد.

نحوه‌ي برقراري ارتباط‌تان مي‌تواند از قالب پيام‌هايي که به صورت مناسب و بسيار ظريف انتخاب مي‌شوند، بهره ببرد. براي مثال، خبرهايي که ميزان مرگ و مير ناشي از کوويد ۱۹ را مثلا به صورت “‌۸۱۲ کشته در طول ۲۴ ساعت اخير‌”‌ بيان مي‌کنند، بسيار آزاردهنده‌تر از اخباري هستند که دقيقا همين آمار را به اين شکل اعلام مي‌کنند: “‌ميزان مرگ و مير بيماران ۱.۱۴ درصد بوده است.‌”‌

هنگام بيان بروز تغييراتي در يک فرايند، سياست، يا ارائه‌ي خدمات از کلمه‌هايي استفاده کنيد که ميزان آرامش و درک مخاطب را افزايش دهند. اکنون، دوران منحصر به فردي را در دنياي کسب و کار سپري مي‌کنيم. برقراري موثر ارتباط با مخاطب بسياري حياتي و مهم است. اين مسئله مي‌تواند سلامت انسان‌ها را تامين کند، وضعيت جوامع را بهبود ببخشد، و براي همه‌ي آدم‌ها عدالت را به ارمغان بياورد.

به پيج اينستاگرامي «آخرين خبر» بپيونديد
instagram.com/akharinkhabar