اقدامات لازم برای حضور موفق در نمایشگاه ها چک لیست نمایشگاهی چیست و چگونه آماده می‌شود؟

بازار/  در عرض چند روز راه چند ساله را طی کنید. شرکت در نمایشگاه‌ها راهی میانبر برای رسیدن به موفقیت‌های کاری به حساب می‌آید. نمایشگاه‌ها ملی به صورت سالانه در چند روز بین حوزه‌های کاری مختلف برگزار می‌شوند. کسب و کار‌های مختلف با غرفه داشتن در این نوع رویداد‌ها می‌توانند بین رقبای خود دیده شوند.
نحوه شرکت در نمایشگاه‌ها و ظاهر شدن در مقابل مخاطبان از اهمیت زیادی برخوردار است. توجه داشتن به یک سری نکات ساده چالش های شما را کمتر و بازخورد شما را بهتر می کند به عنوان مثال اجاره ویدئو وال هم نمای جذابی به غرفه شما می دهد و هم شما می توانید محصولات و خدمات خود را بصورت موشن گرافیک نشان دهید در اینجا وقت شما صرفه جویی می شود و شما نیازی نیست به تک تک افراد توضیح دهید!
تا انتهای این مقاله با ما همراه باشید تا با نحوه آماده سازی یک چک لیست دقیق برای شرکت در نمایشگاه، آشنا شوید.

آماده سازی چک لیست برای شرکت در نمایشگاه چه اهمیتی دارد؟

شاید در نگاه اول آماده سازی چک لیست و نوشتن و تیک زدن هر یک از این موارد برای شما یک کار وقت گیر به نظر برسد. واقعیت چیزی برعکس این دیدگاه است. شرکت در نمایشگاه ویترینی از عملکرد چندین ساله برند و کسب و کار شما را نشان می‌دهد. هرگونه ضعف در آماده سازی غرفه، تاثیر منفی بر روی نگاه مشریان دارد. با نوشتن هر یک از این موارد، حتی موارد بسیار جزئی نیز پیش از برگزاری رویداد مورد بررسی قرار می‌گیرند. در صورت بروز هرگونه حادثه ناگهانی، برنامه‌های از پیش تعیین شده برای سازماندهی هرچه بیشتر این شرایط به شما کمک می‌کند.
این چک لیست تنها محدود به نحوه چیدمان غرفه و یونیفرم پرسنل نمی‌شود. تمامی مواردی که باید شما در چند روز نمایشگاه به یاد داشته باشید؛ در این چک لیست ذکر شده است. برای مثال ممکن است مسئله ناهار و شام پرسنل موضوعی ساده به نظر شما برسد. اهمیت ندادن به این موضوع می‌تواند چالش‌های زیادی برای تمامی اعضای غرفه شما از همان روز اول ایجاد کند. برای این‌که نتیجه‌ای عالی از شرکت در نمایشگاه بگیرید؛ مو به مو تمامی موارد زیر را رعایت کنید.

چک لیست نمایشگاهی قبل از زمان برگزاری

شرکت در نمایشگاه با آمادگی‌های چند هفته‌ای حاصل نمی‌شود. برنامه ریزی و آماده سازی‌های لازم باید از چندین ماه قبل صورت گیرند. اولین اقدام در این راستا، بررسی تقویم نمایشگاهی سال جدید است. در این تقویم‌ها، شهر محل برگزاری و زمان دقیق نمایشگاه مشخص می‌شود. شما باید از چندین ماه قبل برای شرکت در نمایشگاه و داشتن غرفه ثبت نام کنید.
در این مرحله، مشخص کردن بودجه در دسترس برای تعیین ابعاد غرفه اهمیت زیادی دارد. در همین مواقع برای دریافت تایید‌های اداری نیز اقدامات لازم را انجام دهید. به طور معمول این اقدامات حداقل باید 9 ماه قبل از موعد برگزاری نمایشگاه انجام شوند.

آماده سازی غرفه نمایشگاهی

در نمایشگاه شما تنها چند ثانیه فرصت دارید که یک بازدید کننده را به مشتری دائمی برای خود تبدیل کنید. برای دستیابی به این هدف، خود را جای بازدید کننده بگذارید و از دید او نگاهی به غرفه خود داشته باشید. مسلما در نگاه اول نظم و انضباط حاکم بر غرفه توجه افراد را جلب می‌کند. اگر بحث و دعوایی در غرفه صورت گیرد؛ کسی تمایلی به نزدیک شدن به محل دعوا ندارد.
عامل دیگری که شخص را مجاب می‌کند حتی برای چند لحظه بیشتر بایستد؛ شلوغی غرفه است. در این‌جا منظور از شلوغی غرفه ترافیک ایجاد شده از حضور افراد است. برای رسیدن به این دو هدف مهم، موارد زیر را حین آمادگی برای نمایشگاه به یاد داشته باشید:

چک لیست پذیرایی

یکی از مهم‌ترین بخش‌هایی که باید قبل از شروع نمایشگاه به یاد داشته باشید؛ پذیرایی است. چک لیست نمایشگاهی مربوط به پذیرایی باید به دقت طراحی و آماده شود. با توجه به این‌که تعداد مهمانان و مراجعه کنندگان به غرفه در روز‌های مختلف نمایشگاه مشخص نیست؛ باید آمار را به طور حدودی تخمین بزنید. در حالت کلی پذیرایی در نمایشگاه را می‌توان به سه بخش زیر تقسیم بندی کرد:
1.    پذیرایی مخصوص پرسنل
با توجه به زمان برگزاری نمایشگاه، شما باید وعده‌های غذایی اصلی و میان وعده‌های مقوی برای هر یک از پرسنل خود در نظر بگیرید. با توجه به دوری محل اکثر نمایشگاه‌ها از مرکز شهر، خریداری اینترنتی انتخاب مناسبی است. در روزهای تابستانی سعی کنید؛ غذاهایی که امکان فاسد شدن دارند را انتخاب نکنید. هر یک از اعضای غرفه باید در این مدت به خوبی با بازدیدکنندگان ارتباط برقرار کند و ویژگی‌های مجموعه و محصولات شما را توضیح دهد. این افراد در غرفه نیاز است که مدت زمان زیادی سر پا باشند. برای داشتن انرژی کافی تا ساعات انتهایی نمایشگاه، میان وعده و نوشیدنی‌های مقوی نیز باید تهیه کنید.
1.    پذیرایی مخصوص مهمانان ویژه
شما باید بین بازدیدکنندگان با سرمایه گذاران و مشتریان ثابت خود تفاوت‌هایی قائل باشید. این تمایز را می‌توانید حتی در نحوه پذیرایی نیز نشان دهید. پک‌های ویژه‌ای برای میز مخصوص مهمانان در نظر بگیرید. در نمایشگاه حتی عقد برخی قرار داد‌های کاری مهم صورت می‌گیرد. در چنین شرایطی باید وسایل پذیرایی مناسب از مهمانان خود داشته باشید. پک‌های هدیه ویژه‌ای نیز برای همراهان این افراد آماده کنید. به طور معمول افراد با خانواده خود در نمایشگاه‌ها شرکت می‌کنند. جلب نظر هر یک از اعضای خانواده می‌تواند همکاری بین شما و این افراد را مستحکم‌تر کند.
1.    پذیرایی برای بازدیدکنندگان
از پذیرایی می‌توانید به عنوان ابزاری برای جلب توجه افراد استفاده کنید. برای این بخش نیازی نیست که بودجه زیادی کنار بگذارید. با کمی خلاقیت و ایده‌های متناسب با زمان، بازدهی خوبی می‌توانید از این بخش داشته باشید. برای مثال اگر شما یک برند قهوه و شکلات داشته باشید؛ پخش محصولات خود می‌تواند مشتریان زیادی برای شما به ارمغان بیاورد. بوی قهوه و نسکافه حتی از چندین متر دور تر نیز افراد را به سوی غرفه شما می‌آورد.
علاوه بر موارد ذکر شده؛ به طور اختصاصی هر یک از موارد زیر بهتر است که برای یک غرفه نمایشگاهی تدارک دیده شوند:

•  آب سرد کن
•  چای ساز برقی
•  نسکافه و چای کیسه ای
•  لیوان‌های یکبار مصرف کاغذی
•  دستمال کاغذی
•  ظروف مورد نیاز برای پذیرایی از مهمانان

طراحی خلاقانه غرفه

طراحی و دکوراسیون غرفه در جلب نظر مخاطبان نقش مهمی دارد. در این شرایط شما در بین تعداد زیادی از همکاران و رقبای خود قرار دارید. طراحی غرفه در نمایشگاه می‌تواند موفقیت شما را چندین برابر کند. رنگ و المان‌های مختلف غرفه هر کدام باید با توجه به سایر اجزا انتخاب شوند. تناسب بین اجزای مختلف نظم خاصی به غرفه شما می‌بخشد. اگر قصد دارید که از فاصله‌ای دور توجه افراد را به غرفه خود جلب کنید؛ استفاده از تلویزیون نمایشگاهی توصیه می‌شود.
پویای محتواهای پخش شده از این نمایشگرها، تعامل هرچه بیشتر افراد با مجموعه شما را به همراه دارد. رنگ و نور با کیفیت این تلویزیون نمایشگاهی، افراد را از فواصل بسیار دور به سوی خود می‌کشاند. با اجاره تلویزیون نمایشگاهی شما به یک ابزار قدرتمند برای تبلیغات و بازاریابی دسترسی پیدا‌ می‌کنید. از جمله موارد مهمی که باید در طراحی غرفه نمایشگاه به یاد داشته باشید:

•  تهیه مبل و میز برای مهمانان
•  استند‌هایی به عنوان ویترین
•  پرچم رومیزی
•  پرچم ایستاده
•  تلویزیون شهری
•  استند دیجیتال تبلیغاتی
•  بنر عنوانی برای بالای غرفه
•  بنر‌های دور تا دور یا پوستر برای دیوارها
•  نمونه محصولات
•  لپ تاپ
•  فرم برای ثبت اطلاعات مراجعه کنندگان
•  مودم بی سیم و جیبی
•  بروشور و کاتالوگ‌های معرفی محصول

سخن پایانی

شرکت در نمایشگاه فرصتی عالی برای افزایش اعتبار برند و کسب و کار شما به حساب‌ می‌آید. نحوه حضور در این محل،‌ می‌تواند مسیر آینده شغلی شما را تغییر دهد. افزایش بازدید مخاطبان در نمایشگاه از غرفه شما، به طور مستقیم روی بالا رفتن تعداد مشتریان تاثیر‌ می‌گذارد. با اجاره نمایشگرهای ویژه نمایشگاه، با قیمتی مقرون به صرفه، می‌توانید بازاریابی متفاوت و با بازدهی بالا در نمایشگاه‌ داشته باشید.