آی تی آموزی/ چگونه فایل Word را به PDF تبدیل کنیم؟

گجت نيوز/ تبديل ورد به پي دي اف بسيار ساده است. براي تبديل کردن يک فايل Word به يک فايل PDF کافي است دو ترفند بسيار کاربردي که در اين مطلب به آن‌ها اشاره خواهيم کرد را فرا بگيريد. پي دي اف يا فرمت سند قابل حمل (PDF – Portable Document Format)، يک فرمت فايل مورد استفاده براي نمايش و مبادله اسناد به شيوه‌اي قابل اطمينان و مستقل از نرم افزار، سخت افزار و سيستم عامل است. اين فرمت فايل توسط شرکت Adobe ابداع شد و اکنون به عنوان يک استاندارد عمومي شناخته مي‌شود که تحت نظر سازمان بين المللي استانداردسازي (ISO) قرار دارد. خلق پي دي اف سبب شد نحوه تعامل کاربران با اسناد حاوي متن و تصوير دگرگون شود. کاربران کار با اين نوع فايل‌ها را به هر فرمت سند ديگري ترجيح داده و به همين دليل به دنبال روش‌هاي تبديل ورد به پي دي اف هستند. فايل‌هاي پي دي اف مي‌توانند شامل لينک، دکمه، فرم، صدا و ويديو باشند. مهمترين ويژگي پي دي اف، نمايش يک سند روي هر سيستم به شيوه‌اي يکسان مستقل از نرم افزار و سخت افزار آن است. به عنوان نمونه‌اي ساده، اگر يک سيستم کامپيوتري يا گوشي، فاقد فونتي که يک سند در سيستم مبدا با آن نوشته است باشد، قادر به نمايش صحيح آن نخواهد بود، اما فرمت فايل پي دي اف، نمايش يکسان اسناد روي همه پلتفرم‌ها و دستگاه‌ها را تضمين مي‌کند. به همين دليل پيشنهاد مي‌شود براي اجراي يک سند متني، ابتدا به تبديل ورد به پي دي اف پرداخته و سپس آن را اجرا کنيد. در اينجا به دو روش تبديل ورد به پي دي اف اشاره خواهيم کرد. يکي از اين روش‌ها نيازمند استفاده از وب اپليکيشن بوده و ديگري بدون استفاده از هر گونه ابزار جانبي امکان‌پذير است. گرفتن خروجي پي دي اف از فايل ورد بسياري از کاربران نمي‌دانند داخل نرم افزار مايکروسافت Word، امکان گرفتن خروجي پي دي اف ميسر است! به همين دليل اقدام به نصب برنامه‌هاي دسکتاپي براي تبديل ورد به پي دي اف مي‌کنند. فايل ورد مورد نظر را باز کرده و سپس روي گزينه File که در گوشه بالا و سمت چپ قرار دارد، کليک کنيد. در پنجره بعدي، گزينه Save As را انتخاب کرده و محلي که دوست داريد بعد از تبديل ورد به پي دي اف ، فايل نهايي در آن ذخيره شود را مشخص کنيد. ما در اينجا پوشه دسکتاپ را انتخاب کرده‌ايم. براي انتخاب ساير مسيرها، مي‌توانيد از دکمه Browse پايين گزينه Add a Place استفاده کنيد. در صفحه بعدي، روي منوي کشويي پايين نام فايل کليک کنيد تا فهرستي از تمامي فرمت‌هاي فايلي که گرفتن خروجي از آن‌ها امکان‌پذير است نمايش داده شود. همانطور که مي‌بينيد، به منظور تبديل ورد به پي دي اف يا بسياري ديگر از فرمت‌هاي پرکاربرد، نيازي به استفاده از برنامه‌هاي کاربردي وجود ندارد. روي گزينه PDF کليک کرده و در نهايت دکمه Save را انتخاب کنيد. به صورت پيش‌فرض، نام فايل پي دي اف مشابه نام فايل ورد مبدا خواهد بود. براي تغيير آن، روي فيلد بالاي منوي کشويي کليک کرده و بعد از وارد کردن نام مورد نظر، روي Save کليک کنيد. استفاده از ابزارهاي آنلاين (وب اپليکيشن) امکان گرفتن خروجي از فايل ورد به صورت مستقيم و تبديل ورد به پي دي اف بدون نياز به استفاده از برنامه‌هايي جانبي به روش بالا، به معني بيهوده بودن ساير اپليکيشن‌هاي طراحي شده به اين منظور نيست. به عنوان نمونه اگر بخواهيد از روش بالا، تعداد زيادي فايل Word را تبديل به PDF کنيد، مجبور به صرف زمان زيادي خواهيد بود. با توجه به حرکت دنياي فناوري به سمت وب اپليکيشن‌ها به جاي نرم افزارهاي دسکتاپي، در اينجا نيز چند ابزار آنلاين براي تبديل ورد به پي دي اف معرفي مي‌کنيم. ilovepdf وب سايت ilovepdf.com مجموعه‌اي از ابزارهاي مختلف براي کار با فايل‌هاي پي دي اف را گرد هم آورده است. در اين مطلب فقط به آموزش استفاده از ابزار آن براي تبديل ورد به پي دي اف پرداخته و ساير ابزارهاي اين وب سايت را در مطلب ديگر بررسي خواهيم کرد. ابتدا به آدرس ilovepdf.com/word_to_pdf رفته و بعد از کليک روي گزينه Select Word Files، فايل‌هاي مورد نظرتان را انتخاب کنيد. اين ابزار به شما اجازه مي‌دهد بدون نياز به دانلود فايل‌هاي ورد به صورت لوکال، آن‌ها را به طور مستقيم از گوگل درايو يا دراپ باکس بارگذاري کنيد. در صورت تمايل، روي آيکون يکي از اين سرويس‌هاي ذخيره‌سازي ابري که در گوشه دکمه قرمز رنگ قرار گرفته‌اند کليک کنيد. بعد از ليست شدن فايل‌هاي انتخاب شده، روي گزينه Convert To PDF در پايين صفحه کليک کنيد. مجددا مي‌توانيد بعد از تبديل ورد به پي دي اف به جاي دانلود فايل‌ها به صورت لوکال، بعد از کليک روي آيکون گوگل درايو يا دراپ باکس، آن‌ها را در حساب خود در يکي از اين سرويس‌هاي فضاي ابري ذخيره‌ کنيد. مي‌توانيد با کليک روي آيکون لينک که در کنار آيکون گوگل درايو قرار دارد، يک لينک دانلود از فايل زيپ در بر دارنده فايل‌هاي پي دي اف ايجاد کرده و آن را در اختيار بقيه قرار بدهيد. به اين ترتيب نياز به دانلود فايل‌ها و آپلود مجدد آن به منظور ارسال به ديگران، از بين خواهد رفت. online2pdf اگر دوست داريد يک سري فايل ورد را به يکديگر چسبانده و ضمن تبديل ورد به پي دي اف تنها يک فايل خروجي دريافت کنيد، وب سايت Online2pdf.com ابزاري مفيد به اين منظور در اختيارتان قرار مي‌دهد. بعد از ورود به وب سايت، با کليک روي گزينه Select File، فايل‌هاي مورد نظرتان را انتخاب کنيد. مقابل گزينه Mode، دو حالت قابل انتخاب است. در صورت انتخاب گزينه Merge Files، همه فايل‌هاي ورد با يکديگر ادغام شده و در نهايت، يک فايل پي دي اف به عنوان خروجي ارائه خواهد شد. در صورتي تمايل براي تبديل هر فايل Word به يک فايل PDF جداگانه، Convert Files Separately را برگزينيد. يکي ديگر از قابليت‌هاي اين ابزار براي کمک به ادغام صحيح اسناد، امکان جدا کردن برخي صفحه‌ها از هر فايل Word است تا در فايل PDF نهايي منعکس نشوند. براي اين کار روي آيکون قيچي رو به روي نام هر فايل کليک کرده و سپس عدد مربوط به صفحه‌هاي مورد نظر به منظور حدف شدن را به ترتيب وارد کنيد. اگر شماره صفحه‌ها پراکنده هستند، آن‌ها را با استفاده از ويرگول جدا کنيد، در غير اين صورت به منظور حذف شدن صفحه‌هاي بين دو عدد مشخص، عدد ابتدايي و انتهايي را با خط تيره از هم جدا کنيد. مي‌توان حجم فايل پي دي اف خروجي را به وسيله فشرده کردن عناصر درون آن کاهش داد. با کليک روي گزينه Compression، سه گزينه Quality Of Images و همچنين Resolution Of Images و Color / Black-and-White نمايان خواهند شد. اين سه گزينه به ترتيب به کيفيت تصاوير داخل اسناد ورد، رزولوشن آن‌ها و رنگشان مربوط مي‌شوند. با کاهش وضوح تصوير و کيفيت و همچنين تبديل تصاوير به حالت سياه و سفيد، حجم فايل نهايي به ميزان بسيار زيادي کاهش پيدا خواهد کرد، چرا که متن به تنهايي حجم فوق‌العاده پاييني داشته و حجم يک سند، تنها به فايل‌هاي چند رسانه‌اي آن بستگي دارد. گزينه بعدي View بوده و به تنظيمات نحوه نمايش سند مربوط مي‌شود. گزينه Zoom Setting On Startup ميزان بزرگنمايي پي دي اف بعد از باز کردن آن را مشخص مي‌کند. البته پي دي اف خوان‌ها همگي داراي قابليت بزرگنمايي و کوچک‌نمايي متن هستند و مي‌توان اين مقدار را داخل اپليکيشن نيز مشخص کرد. گزينه دوم مربوط به چگونگي نمايش صفحات (پيوسته يا جدا از هم) است. اين مورد را نيز مي‌توان بعد از تبديل Word به PDF، داخل برنامه پي دي اف خوان مشخص کرد. از جمله مزيت‌هاي تبديل ورد به پي دي اف با استفاده از وب سايت Online2pdf، امکان رمزگذاري روي فايل است. کافي است به تب Protection رفته و گزينه Create Password For Opening را انتخاب کنيد. باز کردن فايل PDF نهايي، منوط به ورود پسورد خواهد بود. گزينه‌هاي Lock Printing و Lock Copying به ترتيب از پرينت کردن و کپي کردن فايل جلوگيري کرده و گزينه Lock Modifying مانع ويرايش شدن فايل مي‌شود. تب Header / Footer به کاربر اجازه مي‌دهد براي پي دي اف، هدر يا فوتر ايجاد کند. هر يک از آن‌ها به سه قسمت تقسيم شده و امکان مشخص کرده هدر / فوتر در ميانه، سمت راست و چپ وجود دارد. آخرين تب به تنظيمات نحوه چينش صفحه‌ها مربوط مي‌شود. در اينجا مي‌توان مشخص کرد در هر برگه، چه تعداد صفحه نمايش داده شود. ما را در کانال «آخرين خبر» دنبال کنيد