نحوه ایجاد، زمان بندی و برگزاری جلسه در مایکروسافت تیمز

کليک/ در اين مطلب نحوه ايجاد، زمان بندي و برگزاري جلسات در نسخه دسکتاپ و موبايل مايکروسافت تيمز را به صورت مرحله به مرحله آموزش خواهيم داد. همانطور که مي دانيد مايکروسافت تيمز امکان برگزاري و تنظيم يک جلسه امن با کارمندان و مشتريان را فراهم مي آورد؛ بطوريکه مي توان افراد را سريعا به يک جلسه عمومي يا خصوصي دعوت کرد. ما در ادامه نحوه کار با اين پلتفرم را به شما آموزش مي دهيم. نحوه ايجاد يک جلسه در Microsoft Teams شما مي توانيد با خريد اشتراک، از مزاياي کامل مايکروسافت تيمز بهره مند شويد. اگر از نسخه دسکتاپ يا اپليکيشن وب تيمز استفاده مي کنيد، کافي است تا براي ايجاد جلسه به تب Calendar در قسمت چپ صفحه رفته و گزينه Meet now را بزنيد. پس از انتخاب نام دلخواه براي جلسه، با استفاده از دکمه هاي لغزنده کنار گزينه هاي ويديو و صدا، آن ها را فعال يا غير فعال کنيد. اگر مي خواهيد تا قبل از شروع جلسه تنظيمات لازم را اعمال کرده و يا کيفيت تماس را بررسي کنيد، بايد به قسمت Custom Setup برويد. پايين Other Join Options دو گزينه وجود دارد که يکي از آن ها صدا را قطع و وصل کرده و ديگري امکان شماره گيري اعضا براي پيوستن به جلسه را فراهم مي آورد. هنگامه که همه چيز آماده شد، روي Join Now کليک کنيد. به محض شروع جلسه، مي توانيد نام افراد را در قسمت Invite Someone تايپ کنيد تا آن ها نيز به شما ملحق شوند. همانطور که گفتيم شما براي ايجاد جلسه حتما بايد اشتراک مايکروسافت ميتز را خريداري کرده باشيد، اما افرادي که در سازمان شما قرار دارند مي توانند بدون پرداخت پول به شما ملحق شوند. براي دعوت کردن افراد خارج از سازمان، بايد روي آيکون Link در کنار Invite Somein کليک کنيد تا دو لينک کپي و دعوت در کليپ بورد ذخيره شود. نوار منو که در پايين صفحه قرار گرفته، امکان دسترسي سريع به پنل ها و گزينه هاي کنترلي مختلف را براي شما فراهم مي آورد. اين آيکون ها از سمت چپ به راست به ترتيب بيانگر مدت زمان جلسه، روشن کردن دوربين، فعال سازي ميکروفون، به اشتراک گذاري صفحه يا برنامه هاي مختلف، دسترسي به گزينه هاي کنترلي، اعلام آمادگي (بالا بردن دست)، نماييش پيام هاي نوشتاري در جلسه، اعلام حضور و پايان تماس هستند. قابليت زمان بندي جلسه ها در نسخه موبايل مايکروسافت تيمز نيز در نظر گرفته شده اما امکان استفاده از ويژگي Meet Now در حال حاضر روي اندرويد و iOS وجود ندارد. براي برقراري تماس صوتي و تصويري با افراد درون سازماني، به صفحه اصلي اپليکيشن Teams روي موبايل رفته و به ترتيب گزينه هاي More، Calls و Make a Call را بزنيد. پس از وارد کردن نام مخاطبين مورد نظر، روي يکي از گزينه هاي Video يا Audio Call ضربه بزنيد. نحوه زمان بندي جلسه در نسخه دسکتاپ مايکروسافت تيمز براي زمان بندي جلسات مجددا بايد اشتراک ويژه داشته باشيد. يکي از ساده ترين راه ها براي آگاهي از وضعيت همکاران، استفاده از تب Calendar است. اين ويژگي در نسخه رايگان اپليکيشن وجود ندارد. پس از رفتن به Calendar روي New Meeting کليک کنيد تا فرم مربوطه براي شما ظاهر شود. روش ديگر براي دسترسي به فرم زمان بندي، کليک روي فضاهاي خالي موجود در تقويم است. اين فرم به صورت پيشفرض نيم ساعت آينده را به عنوان زمان برگزاري جلسه انتخاب مي کند. اگر مي خواهيد با بيش از يک نفر گفتگوي آنلاين داشته باشيد، به تب Chat رفته و با کليک روي Schedule A Meeting، کليه افراد حاضر در چت را به جلسه دعوت کنيد. شما مي توانيد در فرم مذکور، جزييات و اطلاعات بيشتري را وارد کنيد؛ مانند نام جلسه، افزودن شرکت کنندگان، تنظيم زمان و تاريخ مناسب، تعداد برگزاري جلسات، تخصيص يک کانال يا مکان فيزيکي و اضافه کردن جزييات لازم در کادر پايين صفحه. اگر نمي توانيد با توجه به برنامه کاري افراد، زمان مناسب براي جلسه را تعيين کنيد، به تب Scheduling Assistant برويد تا تقويم کليه شرکت کنندگان براي شما به نمايش در بيايد. در پايان گزينه Save را بزنيد تا زمان مناسب براي برگزاري جلسه ثبت شود. نحوه زمان بندي جلسه در نسخه موبايل مايکروسافت تيمز اگر اشتراک Microsoft Teams را داريد، مي توانيد از طريق دستگاه هاي اندرويدي و همينطور آيپد و انواع نيز نسبت به زمان بندي جلسات اقدام کنيد. براي اين کار به تب Calendar رفته و روي آيکون Schedule A Meeting ضربه بزنيد. حال فرمي به نام New Event براي شما به نمايش در مي آيد که مي توان از طريق آن نام جلسه، اسامي افراد حاضر و زمان و تاريخ را انتخاب کرد. اگر نمايل داشته باشيد مي توانيد کانال مربوط به جلسه را نيز ايجاد کنيد تا ساير افراد توانايي پيوستن به رويداد را داشته باشند. شما همچنين قادر خواهيد بود تا مکان فيزيکي و تعداد برگزاري جلسات را انتخاب کرده و در صورت لزوم، توضيحات دلخواه را به کادر اضافه کنيد. در پايان روي گزينه Done واقع در گوشه سمت راست و بالاي تصوير ضربه بزنيد. در کانال آي‌تي و ™CanaleIT هم کلي عکس و ويدئوي دسته اول و جذاب داريم